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Wenn Sie sich mit Software für Finanzbuchhaltung, Fakturierung oder Kassensystemen befassen, werden Sie immer häufiger mit folgenden fünf Buchstaben konfrontiert: GDPdU

Oft finden Sie diese in Logos, die Inschriften wie „GDPdU konform“ oder „GDPdU zertifiziert“ tragen. Doch was bedeutet das eigentlich genau?

Der Begriff GDPdU bezeichnet Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Es handelt sich um eine Verwaltungsvorschrift zur Prüfung von Daten, die entscheidend für Ihr Finanzamt sind. Laut Bundesfinanzministerium ist eine GDPdU-Zertifizierung nicht möglich, auch wenn einige Kassenhersteller damit werben (siehe Punkt 17, BMF-Schreiben).

Die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen beschreiben sowohl die Aufbewahrungspflicht für Ihre digitalen Unterlagen als auch Ihre Mitwirkungspflicht bei einer Betriebsprüfung. Diese Anweisungen wurden vom Bundesfinanzministerium erlassen stützt sich auf die Abgabenordnung und das Umsatzsteuergesetz. Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)  und das Handelsgesetzbuch (HGB) bilden die Rechtsgrundlage für diese Verfahrensdokumentation. Diese dient dem Nachweis und der Transparenz der Erfüllung aller gesetzlichen Vorgaben. Sie beschreibt den Ablauf des Abrechnungsverfahrens zwischen der Entstehung bis zum Wiederauffinden der Daten. Innerhalb der Verfahrensdokumentation müssen die sachlogische und die programmtechnische Lösung beschrieben werden, außerdem die Wahrung der Programmidentität und der Datenintegrität.

Beim Zugriff auf Ihre Daten kann der Betriebsprüfer zwischen dem unmittelbaren Lesezugriff, dem mittelbaren Zugriff über geeignete Auswertungen sowie der Datenträgerüberlassung wählen. Der Betriebsprüfer darf keine Software auf Ihre IT-Systeme installieren. Für die Überlassung von Datenträgern werden vom Bundesfinanzministerium verschiedene Formate empfohlen. Diese können dann in die Programme des Betriebsprüfers eingelesen werden. Seit 2008 ist die Einhaltung der GDPdU für alle Firmen vorgeschrieben. Bei Verstößen droht Ihnen ein Bußgeld.

Einige Datenformate sind gemäß GDPdU durch Ihr Finanzamt verwertbar, wenn Sie die Strukturinformationen in auswertbarer Form bereitstellen, u.a. ASCII (feste Länge oder kommasepariert), SAP, EBCDIC, Excel, Access, dBASE (xBase) oder Lotus123.

Die Betriebsprüfer verwenden die Software IDEA. Das Kassensystem KORONA.pos Cloud bietet bereits eine direkte IDEA Schnittstelle. Somit können Sie hier die Wünsche des Betriebsprüfers direkt bedienen. Sie werden staunen, wie schnell eine Betriebsprüfung gehen kann.

GDPdU_Kassensystem
Beispiel: Das GDPdU-Eingabeformular aus dem KORONA.pos Cloud Backoffice

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