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Warenwirtschaftssystem Einzelhandel

Warenwirtschaftssystem Einzelhandel, das Geld spart

Vom Abverkauf bis zur Rechnung alles aus einem System.

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Warenwirtschaftssystem Einzelhandel: Die Basis für einen erfolgreichen Handel

Ohne ein fundiertes Warenwirtschaftssystem funktioniert der Handel bzw. der Einzelhandel nicht. Jeder ambitionierte Händler muss in der heutigen Zeit mit einem effizienten und gleichzeitig transparenten Warenwirtschaftssystem arbeiten. Vorzugsweise übernimmt dies eine effektive Warenwirtschaft Software. Im Vordergrund steht dabei stets die Usability (Benutzer- bzw. Anwenderfreundlichkeit) der jeweiligen Software. So sollte sich der Umgang mit einer Software rund um ein funktionelles Warenwirtschaftssystem für die jeweiligen Mitarbeiter maßgeblich vereinfacht darstellen; schließlich müssen sämtliche Dateneingaben in das System absolut präzise erfolgen. Eine computergesteuerte bzw. per Software gesteuertes System – gerade im Einzelhandel – kann nämlich nur mit einer tatsächlich fehlerfreien Datenbasis im Endeffekt richtig funktionieren.
Dabei zählen zu einem effektiven Warenwirtschaftssystem Einzelhandel neben dem Verkauf sowie Einkauf von Waren gleichermaßen zudem die Lagerung, die Warenlogistik sowie die Bestandsanalyse.

Ein computergesteuertes System als Basis für eine effiziente Warenwirtschaft

In der globalen und digitalen Zeitrechnung ist die Warenwirtschaft inzwischen zu einem äusserst komplexen System erwachsen. Gerade in Anbetracht der veränderten Rahmenbedingungen und Voraussetzungen sollten selbst kleinere Unternehmen auf die elektronische Abwicklung der Warenwirtschaft setzen. Die Buchhaltung bzw. die entsprechende Entwicklung in der Buchhaltung führt dabei inzwischen eine Vorbildfunktion aus. So findet beispielsweise im Handel oder selbst bei einem überschaubaren Shop die Abrechnung der Umsatzsteuer mit den Finanzbehörden in der Mehrzahl auf elektronischem Wege statt; lediglich in wahrlich gut begründeten Ausnahmefällen greifen die jeweiligen Buchhalter noch auf die Papierform zurück. Ähnlich wie bei der Digitalisierung der Buchhaltung präsentiert sich die Entwicklung im Bereich Warenwirtschaftssystem Einzelhandel.

Anforderungen an eine Software für ein modernes Warenwirtschaftssystem

Ein funktionelles, sowohl effektives als auch effizientes sowie modern ausgerichtetes Warenwirtschaftssystem Einzelhandel sollte dabei immer eine große Anzahl an unterschiedlichen Kriterien berücksichtigen. So sollte zum Beispiel stets eine Schnittstelle für die im Direktverkauf eingesetzte Kasse eingerichtet werden. Beachten Sie dabei, dass auch eine Kasse bestimmte Anforderungen und Richtlinien erfüllen muss. Nur wenn die jeweilige Kasse Anforderungen etwa hinsichtlich der GDPdU erfüllt, lässt sich eben diese Kasse in das Warenwirtschaftssystem Einzelhandel gewinnbringend integrieren. Erfüllt eine Kasse bzw. eine Registrierkasse aber nicht diese Ansprüche, kann sie nicht eingesetzt werden, ohne das ganzheitliche Warenwirtschaftssystem eines Unternehmens ablauftechnisch empfindlich zu stören.

Neben einer Kasse für den Direktverkauf bzw. entsprechender Kassenschnittstellen muss ein modernes Warenwirtschaftssystem Einzelhandel aber noch eine stattliche Anzahl weiterer Inhalte bzw. Faktoren berücksichtigen. In der Regel sind daher folgende Faktoren entscheidende Bestandteile eines Warenwirtschaftssystems:

– Buchhalterische Aufgaben.
– Erstellen von Abrechnungen, zum Beispiel für Verkäufer oder Außendienstmitarbeiter.
– Zeiterfassung von Mitarbeitern, Projektteams und ganzen Abteilungen.
– Zeitverwaltung insbesondere bei befristeten und terminlich fest fixierten Projekten.
– Anfertigen von interaktiven Katalogen für etwa einen Shop.
– Verwaltung von Verkaufsfilialen oder von Kategorien in einem Shop.
– Statistisch gestützte Auswertungen des Datenmaterials; gerade für das Controlling ist dies ein entscheidendes Kriterium.
– Austausch von Daten über standardisierten Schnittstellen.
– Anlegen von Schnittstellen zum Handel bzw. zu einem Shop mit integriertem System für den E-Commerce-Bereich. Hierbei gilt es zu beachten, dass auch ein integrierter Online Shop als Bestandteil einer Warenwirtschaft bzw. eines Warenwirtschaftssystems betrachtet werden kann.
– Generieren einer Schnittstelle zu einem entsprechenden Produktionsplanungs- und Produktionssteuerungssystem (PPS)

Die Nutzung von kostenloser Software kann sich als Boomerang erweisen

Im zweiten Jahrzehnt des 21. Jahrhunderts sollten im Hinblick auf ein effizientes Warenwirtschaftssystem daher zahlreiche Schnittstellen eingebaut werden, über die der entsprechende Datenaustausch automatisch oder aber direkt auf Knopfdruck zum jeweils richtigen Ansprechpartner respektive zu den richtigen Stellen stets zeitnah übertragen werden kann. Mittels einer derart organisierten und strukturierten Warenwirtschaft kann ein entsprechendes System die benötigte Funktionalität nachhaltig optimieren. Oftmals greift gerade der Handel mittlerweile auf kostenlose Softwarelösungen für die Warenwirtschaft zurück. Obwohl dies auf den ersten Blick insbesondere für kleinere und nicht unbedingt finanzstarke Betriebe erst einmal vorteilhaft erscheint, kann sich dies bei genauerer Betrachtung aber als Boomerang erweisen. In der Praxis reichen Warenwirtschaft Programme oftmals nicht aus, um ein modernes Warenwirtschaftssystem Einzelhandel aufzuziehen. Zudem kommt es bei einem kostenlosen Systeme häufig nicht zu einer entsprechenden Weiterentwicklung. Außerdem fehlt es in der Regel an Möglichkeiten der Anpassung zum Beispiel im Hinblick auf neue Betriebssysteme oder auch auf die häufig aktualisierten Gesetze in der Finanzwirtschaft. Eine kompetente Betreuung bzw. Beratung rund um die funktionellen Möglichkeiten der Software wird meistens ebenfalls nicht angeboten.

Cloud als Lösungsalternative

Die entsprechenden WWS-Lösungen sind aber nicht nur als klassische Lizenz-Software erhältlich, die lokal auf den jeweiligen Arbeitsplätzen installiert werden. Einige Systeme sind auch als entsprechende Cloud-Lösung erhältlich. Der Unterschied zwischen echtem SaaS (Software-as-a-Service) und Cloud liegen dabei vor allem in der Berechnung der Gebühren. Cloud-Lösungen werden nämlich in der Regel mit Kosten belegt, welche sich aus den jeweiligen Lizenz- sowie Hardwarekosten zusammensetzen können. Cloud Computing gewinnt schließlich nicht umsonst zusehends an Beliebtheit bei Firmen aller Größenordnungen. Von den zahlreichen Vorteilen der modernen Technologie Cloud profitieren Sie auch bei Warenwirtschaftssystemen für den Handel bzw. für einen Shop. So bringen Cloud-Systeme eine hohe Datensicherheit, sorgt für die Aktualität wichtiger Informationen und generiert eine maximale Flexibilität, Kontrolle sowie Handlungsfähigkeit.

ERP-Systeme als Optimierung von Warenwirtschaftssystemen

Um das Warenwirtschaftssystem über die eigenen Unternehmensgrenzen hinaus auszuweiten, kann zusätzlich ERP (Enterprise-Resource-Planning) genutzt werden. ERP bezieht dabei sowohl die Kunden als auch die Lieferanten konsequent mit ein. Dies bedeutet, dass ERP bzw. ein ERP System faktisch die gesamte Unternehmensstruktur mit sämtlichen Beziehungen nach außen hin abbildet. Im Rahmen eines ERP-Systems werden so zum Beispiel Tochterunternehmen im Rahmen der so bezeichneten Mandantenfähigkeit direkt angebunden. Folgende Funktionsbereich sind für ERP typisch:

– Warenwirtschaft,
– Produktion,
– Personalwirtschaft,
– Forschung und Entwicklung,
– Finanz- und Rechnungswesen,
– Controlling,
– Verkauf und Marketing.

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