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Warenwirtschaftsprogramm

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Das Warenwirtschaftsprogramm – eine unentbehrliche Unterstützung in der Organisation Ihrer Unternehmensabläufe

Ein Warenwirtschaftsprogramm soll möglichst über vielseitige den jeweiligen Prozessen der Warenwirtschaft eines Unternehmens angepasste Funktionen verfügen. Zu den häufigsten Aufgaben gehört die IT-gestützte Abwicklung des Einkaufs, Verkaufs und die Lagerverwaltung. Aber auch für andere Bereiche des Unternehmens können Warenwirtschaftssysteme wichtiges Datenmaterial aufarbeiten und zur Verfügung stellen, wie beispielsweise für das Marketing, Controlling, Vertrieb und weitere Unternehmensbereiche.

Die wichtigsten Funktionen der Software für die Warenwirtschaft sind zum Beispiel folgende:

– Artikel können in den dazugehörigen Datenbanken und Listen aufgenommen werden,
– Kundendatenbanken können angelegt und verwaltet werden,
– ein automatisiertes Bestellwesen kann eingerichtet werden,
– Listen für Lieferanten und deren Vergleich können angelegt werden,
– es ist möglich, verschiedenartige Statistiken und Analysen zu Artikeln, Kunden und Lieferanten von dem Warenwirtschaftssystem erstellen zu lassen,
– eine nach steuerlichen Richtlinien gesetzeskonforme und rechtsgültige Rechnung – auch Faktura genannt – kann erstellt werden,
– die für jede gestellte Rechnung erhaltenen Zahlungseingänge können überwacht und ein automatisches Mahnwesen kann eingerichtet werden,
– die laufenden Posten können bei einigen Programmen automatisch in die Buchhaltung überführt und weiter verarbeitet werden,
– auch Übermittlungen an die DATEV, Krankenkassen oder andere Institutionen, sowie Shop-Sync-Systeme und weiteres sind bei einigen Warenwirtschaftssystemen möglich

und vieles andere mehr.

Weiterhin können büroorganisatorische Bereiche von einigen Warenwirtschaftssystemen abgedeckt werden, wie beispielsweise die Verwaltung von Dokumenten, Schriftgutverwaltung, Terminverwaltung und vieles Weitere. Wichtig für den Einsatz in Ihrem Unternehmen ist es, dass das Warenwirtschaftsprogramm oder die Programm-Module des Warenwirtschaftssystems in Ihrer betrieblichen EDV-Anlage so eingerichtet werden, dass die Art der Erfassung und Weiterverarbeitung der verwaltungs- und organisationstechnischen Abläufe zu Ihrem Unternehmen passen. Überhaupt kein Warenwirtschaftssystem eingerichtet zu haben, ist bei den modernen Anforderungen an Einkaufs- und Verkaufsabläufe, Verwaltung der Artikel, Lagerverwaltung, Buchhaltung mit ordnungsgemäßer Faktura und anderen betrieblichen Prozessen mit hoher Wahrscheinlichkeit kaum noch oder nur sehr schwer zu bewältigen. Ein Programm für die Warenwirtschaft, das vielleicht überdimensioniert ist, kann bei der Pflege der Daten ebenfalls sehr arbeitsintensiv werden. Es ist dann an seinem eigentlichen Zweck, die Arbeit zu erleichtern, vorbei installiert. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die für Ihr Unternehmen passende Software, beziehungsweise Warenwirtschaftsprogramm zu finden.

Für jede Aufgabenstellung und jeden Anspruch das passende Warenwirtschaftsprogramm finden

Um das für Ihr Unternehmen und Ihre Ansprüche passende Warenwirtschaftssystem mit den passenden Software-Lösungen ausfindig zu machen, ist es notwendig, zunächst eine genaue Analyse der Anforderungen durchzuführen. Die Schwerpunkte der Funktionen sollten genau ermittelt werden, wie beispielsweise die Aufgaben in der Verwaltung der Artikel, der Kunden, der Lieferanten, der Lagerverwaltung, der Buchhaltung, der Faktura, des Mahnwesens für die nicht bezahlte Rechnung und Weiteres. Ein leistungsfähiges Programm stellt auch Software für die Organisation von Büroaufgaben, wie beispielsweise für den Schriftverkehr, E-Mail-Organisation, Terminverwaltung und anderes zur Verfügung. Hierzu gehört zum Beispiel auch das automatische Versenden einer Auftragsbestätigung. Dadurch wird ein Kaufvertrag rechtsgültig abgesichert. Wichtige das Warenwirtschaftsprogramm begleitende Software-Module können beispielsweise auch Programme für die Personalverwaltung sein.

Vielleicht verfügt Ihr Unternehmen über mehrere Filialen, dann ist es wichtig, dass das Programm für die Warenwirtschaft mit den Installationen in Ihren einzelnen Filialen zusammenarbeitet, beziehungsweise die Module entweder kompatibel sind oder ein einheitliches Warenwirtschaftssystem eingesetzt wird. Vielleicht sind die Aufgaben in Ihrem Betrieb sehr branchenspezifisch, dann sollte auch eine für die Branche entsprechende Software für die Warenwirtschaft eingesetzt werden, deren Funktionen der jeweiligen Branche entsprechend angepasst sind.
Warenwirtschaftssysteme stehen online kostenlos zum Download bereit und können für KMU oder Existenzgründer eine gute Starthilfe bieten

Die professionellen Warenwirtschaftssysteme können sehr umfangreich gestaltet sein und entsprechend kostspielig ausfallen. ERP, SAP, Lexware und viele andere Software- und Businesslösungen für die Warenwirtschaft bieten ein großes Leistungsspektrum an, das auch an die jeweiligen Anforderungen in den Unternehmen angepasst werden kann. Für kleinere und mittlere Unternehmen oder Existenzgründer kann es aber lohnend sein, die Verwaltung ihrer Artikel, ihrer Lagerverwaltung, ihrer Kunden, ihrer Lieferanten, sowie die Buchhaltung, die Faktura oder das Mahnwesen bei einer unbezahlten Rechnung, mit einem Programm für die Warenwirtschaft zu beginnen, das kostenlos im Internet zur Verfügung steht, bevor große Investitionen in kostenintensive Warenwirtschaftssysteme getätigt werden.

Umfangreiche Installationen sollten vor der endgültigen Kaufentscheidung ausreichend getestet werden

Einige Anbieter von Warenwirtschaftsprogrammen bieten auch das Arbeiten in der Cloud an. Damit können umfangreiche Serverleistungen im eigenen Betrieb vermieden werden. Da der Datenumfang schnell stark anwachsen kann, brauchen bei Verwaltungen auf einem Cloudserver keine eigenen großen Investitionen in Hardware im eigenen Unternehmen getätigt werden. Vielfach können die entsprechenden Warenwirtschaftssysteme vor der endgültigen Entscheidung zum Kauf auch für einen gewissen Zeitraum in ihren Funktionen getestet werden. So können Sie sehr gut feststellen, ob die Verwaltung Ihrer Artikel, Ihre Lagerverwaltung, die Verwaltung Ihrer Kunden und Lieferanten, Ihre Buchhaltung mit Faktura oder das automatisierte Mahnwesen bei einer unbezahlten Rechnung Ihren Wünschen gemäß arbeitet und an die Anforderungen in Ihrem Betrieb bestmöglich angepasst ist. Software-Module von unterschiedlichen Anbietern zu verwenden, vielleicht um gewisse Einsparungen in der Investition tätigen zu können, sind nicht immer zu empfehlen. Hierbei sollte sehr gut darauf geachtet werden, wie kompatibel die einzelnen Programme miteinander zusammenarbeiten.

Nachrüstungen bei Fehlinstallationen können dann oftmals kostenintensiver werden, als wenn für ein einheitliches Warenwirtschaftssystem von vornherein entschieden worden wäre. Für umfangreiche Businesslösungen und Softwareinstallationen sollten Sie sich in Ihrem Betrieb vor der endgültigen Entscheidung ausreichend beraten lassen. Beauftragen Sie einen Anbieter erst nach genauen Analysen der Anforderungen in Ihrem Business, um das passende Warenwirtschaftsprogramm installieren zu lassen. Überprüfen Sie das Programm und die Funktionen sehr genau, wie beispielsweise die Verwaltung Ihrer Artikel, die Verwaltung Ihrer Lieferanten und Kunden, die Lagerverwaltung, die Buchhaltung, die Auftragsbestätigung und Faktura, das Mahnwesen bei der nicht bezahlten Rechnung und Weiteres, bevor Sie sich endgültig für eine Lösung entscheiden.

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