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Aufschlussreiche Informationen über Registrierkassen und Kassensysteme

Können Sie sich noch an die alten Registrierkassen mit Handkurbel an der rechten Seite und dem Rollenhalter zur Linken für die Papierbelegausgabe erinnern? Man möchte beinahe sagen „leider“ sind diese nostalgischen Kassen weitestgehend aus dem Alltag verschwunden und haben ihren wohlverdienten Platz in manchen Museen eingenommen.

Definition der Registrierkasse

Bei einer solchen Kasse handelt es sich um ein auf den Verkauf von Dienstleistungen oder Produkten spezialisiertes Datenerfassungsgerät, das zur Abrechnung von Umsätzen und zur Erstellung dementsprechender Belege dient. Innerhalb dieser Kassen können Sie sich für verschiedene technische Umsetzungen entscheiden. So finden Sie auf dem Markt offene Systeme, die aus einer Standard-Hardware, einem Standard Betriebssystem sowie einer Kassensoftware bestehen.

Demgegenüber stehen geschlossen Kassenstrukturen. Hier bilden Hard- und Software eine Einheit. Leistungsfähigere Kassen werden häufig auch als „Kassensysteme“ oder POS-Kassen angeboten, wobei in vielen Fällen die Eingliederung in ein Warenwirtschaftssystem besteht. Beachten Sie in diesem Zusammenhang bitte immer die neuen Grundsätze der GoBD. Diese Buchstaben stehen für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff„, eine Verordnung des Bundesfinanzministeriums in seinem Schreiben vom 14.11.2014. Die GoBD ersetzt seit dem Jahre 2015 die GDPdU sowie die GoBS.

Wann ist der Einsatz einer elektronischen Registrierkasse oder die Nutzung anderer Systeme ratsam?

Sowohl Kassensysteme als auch elektronische Registrierkassen sind für die reibungslose Kontrolle Ihrer Umsätze unerlässlich. Kassensysteme eignen sich dabei perfekt zur Verwendung größerer Ketten und Geschäfte, während die Registrierkasse die optimale Lösung für kleinere Unternehmen oder Läden ist, da hier die Kassen keine erweiterte Funktionen benötigen. So ist die für Sie geeignete Kassen-Lösung immer von den Erfordernissen Ihres Betriebes abhängig.

GoBD und GDPdU: Was Sie beachten sollten

GoBD, diese Buchstaben stehen für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, eine Verordnung, die das Bundesfinanzministerium in seinem Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlichte. Die GoBD gelten dabei für die Veranlagungszeiträume ab dem 31.12.2014. Mit der GoBD wird der Finanzverwaltung schon seit dem 01.01.2002 das Recht zugestanden, alle steuerrelevanten Unternehmensdaten im Rahmen einer Betriebsprüfung auch in digitaler Form einzufordern. Konkretisiert werden diese Bestimmungen durch die GoBD, die seit dem Jahre 2015 die GDPdU sowie die GoBS ersetzen.

GDPdU heißt ausgeschrieben „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“.

Da es die unterschiedlichsten Arten von Registrierkassen gibt, können natürlich nicht alle Modelle die neuen Anforderungen erfüllen. An Orten, an denen eine Kasse, bedingt durch die Bauart, weder umgerüstet werden noch die digitalen Aufzeichnungspflichten erfüllen kann, genügt es, wenn Sie weiterhin die fortlaufenden Z-Bons aufbewahren. Jedoch beachten Sie bitte, dass dieses Zugeständnis der Behörde lediglich bis zum 31. Dezember 2016 gilt. Danach müssen Sie, als Unternehmer mit einer elektronischen Registrierkasse, auf eine Kasse umgestellt haben, die die gesetzlichen Vorschriften erfüllt.

Wird der Einsatz elektronischer Kassensysteme beziehungsweise die Nutzung von Registrierkassen allgemeine Pflicht?

Gemäß der neuen und ab 2016 geltenden Vorschriften für Registrierkassen müssen alle Kassensysteme die Daten in der Zukunft elektronisch aufbewahren. Ebenso wächst der Umfang der zu dokumentierenden Unterlagen. Daher genügt es nun nicht mehr, wenn Sie die jeweiligen Tagesabschlüsse ausdrucken und aufbewahren. Falls Sie sich nämlich nicht an die neuen Anordnungen halten, drohen Ihnen, neben etwaigen hohen Nachzahlungen sowie die Schätzung durch das Finanzamt, auch strafrechtliche Konsequenzen.

Was müssen Registrierkassen im Jahr 2016 protokollieren können?

Nach den aktuellen Instruktionen für die Registrierkasse müssen Sie folgende Unterlagen für das Finanzamt aufbewahren:

– Die vollständigen Vorgänge aller im System hinterlegten Artikel, Preise und Warengruppen
– Sämtliche Journaldaten
– Alle Daten bezüglich der Änderungen von Auswertungen sowie Stammdatenänderungen und Programmierungen
– Die Bedienungsanleitung der jeweiligen Kassensysteme
– Gegebenenfalls die kompletten Protokolle über Einsatzorte und Einsatzzeiten, beispielsweise auf Märkten oder Messen

Wie müssen Sie die Daten Ihrer Registrierkasse aufbewahren?

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat bestimmt, dass alle Daten der Kassensysteme zwingend elektronisch aufzuzeichnen sind. Weiterhin müssen Sie beachten, dass alle elektronisch erstellten Unterlagen während der Aufbewahrungsdauer, die in der Regel 10 Jahre beträgt, jederzeit verfügbar, sofort lesbar und maschinell auswertbar sein müssen. Darüber hinaus haben Sie die Pflicht, die betreffenden Daten manipulationssicher zu speichern. Das bedeutet im Klartext, dass jede Änderung nachverfolgt werden kann. So dürfen Sie beispielsweise Storno-Vorfälle nicht einfach löschen, sondern der gesamte Vorgang muss erkennbar bleiben und dokumentiert werden.

Welche Kassensysteme können Sie, neben elektronischen Registrierkassen, noch nutzen?

Außer der elektronischen Registrierkasse haben Sie weiterhin die Option, POS Systeme oder Computerkassen einzusetzen. Diese Kassen laufen mit spezieller Kassensoftware unter Betriebssystemen wie zum Beispiel MAC OS, iOS , Android oder Windows. Hier werden alle Daten auf einer Festplatte gespeichert. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, alle geforderten Vorgänge gemäß den gesetzlichen Anordnungen elektronisch zu speichern und sie dem Finanzamt mittels Datenexports zur Verfügung zu stellen. Diesbezügliche Speicherkapazitäten sind bei solchen PC Kassen in ausreichendem Umfang vorhanden.

Die Vorteile von Registrierkassen hier für Sie noch einmal auf einen Blick zusammengefasst:

– Sie profitieren von einer effektiven und sicheren Geldaufbewahrung
– Bessere Zahlungsabwicklung
– Kein hoher Investitionsbedarf
– Dank direkter und einfacher Funktionen lediglich geringer Lernbedarf
– Kompakte Systeme durch integrierte Drucker, Tastaturen und Bildschirme
– Der Hersteller übernimmt die gesamte Haftung für das komplette Gerät, die Software eingeschlossen
– Durch die nicht vorhandene Virusgefahr oder andere PC-Störungen haben Sie eine hohe Sicherheit
– Abdeckung aller steuerrechtlich relevanter Bereiche
– Sie benötigen lediglich eine kleine Standfläche
– Geringer Energieverbrauch

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Zufriedene Kunden aus der Fachhandelsbranche setzen auf KORONA.pos Kassensysteme

Die alten Registrierkassen haben nun zum Glück ausgedient. Ich freue mich über die vielen neuen Möglichkeiten, die uns Korona nun bietet, den Umsatz anzukurbeln.

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