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POS Software

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POS Software – Die beste Unterstützung für Service-Betriebe

Das Point-of-Service-System (kurz: POS) oder auch Kassensoftware stellt für viele service-orientierten Unternehmen eine ideale Unterstützung bei der Abwicklung des gesamten Bestell- und Abrechnungsvorgangs dar. Die Kassensoftware-Systeme werden häufig in Betrieben der Gastronomie, im Handel und Einzelhandel sowie in der Warenwirtschaft verwendet. Unterschieden werden sollte zwischen den Begriffen Point-of-Service und Point of Sale, dennoch können die Systeme nicht gänzlich voneinander abgegrenzt werden, da sie beide mit demselben Kürze abgekürzt werden.

Trotzdem kann man davon ausgehen, dass sich Point-of-Sale-Systeme hauptsächlich auf den Verkaufsvorgang beziehen, während Point-of-Service-Systeme den gesamten Vorgang, der die Bestellung, die Auftragsbearbeitung und schließlich die Abrechnung beinhalten, beziehen. Das Kassensystem in der Gastronomie, im Einzelhandel und in der Warenwirtschaft kann jederzeit mit zusätzlichen Komponenten des Point-of-Service-System aufgerüstet werden, sodass die Vorgänge erleichtert werden und eine effiziente Arbeitsgestaltung möglich gemacht wird.

Die Funktionen der POS Software im Überblick

Vor allem in der Gastronomie, aber auch in der Warenwirtschaft, im Handel und im Einzelhandel, ist ein reibungsloser Bestellvorgang wichtig. Durch die Software erfolgt der Bestellvorgang entweder an einem fest installierten Terminal oder über kleine Handheld-Computer, die drahtlos und auf direktem Wege mit dem Server der Software kommunizieren. In verschiedenen Dienstleistungsbereichen ist es wichtig, dass Arbeitsprozesse unterstützt werden. So können über die Software z. B. auch Arbeitsprozesse wie die Tischreservierung in der Gastronomie oder die Vorbestellung eines bestimmten Produkts im Einzelhandel oder der Warenwirtschaft abgewickelt werden.

Zu den weiteren Funktionen gehört ebenfalls die erleichterte, interne Abwicklung der Prozesse in Betrieben der Gastronomie und der Warenwirtschaft: Der Druck eines Bons mit einem Bondrucker kann ganz einfach in Auftrag gegeben werden, der Bestand der Kasse kann im Handumdrehen verwaltet werden und bei manchen Systemen ist ebenfalls die Abwicklung von bargeldlosem Bezahlen über ein Kassenterminal mit inbegriffen. Dieselben Vorteile sind ebenfalls im Handel und im Einzelhandel wichtige Bestandteile für einen reibungslosen Betriebsablauf. Zusätzliche Funktionen stellen den problemlosen Export der Umsatzdaten dar. Dadurch wird das korrekte Übermitteln der Daten des Kassensystem an den Steuerberater oder Betriebsprüfer sichergestellt, die die über das Kassensystem ermittelten Umsätze auswerten können.

Wichtige Funktionen für die unterschiedlichen Branchen

Je nach Einsatzgebiet sollte die POS Software unterschiedliche Tools abdecken.

Hier ein kurzer Überblick:

– Software in der Warenwirtschaft: POS-Software in der Warenwirtschaft sollte vor allem auf die professionelle Auftragsbearbeitung ausgerichtet sein. Die Programme sollten schnell und effizient über Lagerbestände und Auftragslage informieren können. Enthaltene Funktionen sollten sich auf die Liefer- und Bestellvorschläge beziehen, ein Kalkulationsmodus sollte enthalten sein und die Lagerhaltern sollte Bestands-, Mindest- und Bestellmengen übersichtlich erfassen.
– Kassensystem für den (textilen) Einzelhandel: Diese leistungsfähige Kasse verwaltet pro Artikel verschiedene Größen und Farben. Zusätzliche Funktionen können die Verarbeitung von EC- und Kreditkarten sein, ohne dass ein Bank-Terminal notwendig ist, sowie die Einbindung von Kundensystemen mit Kunden- und Bonuskarten. Für den Einzelhandel sind verschiedene Erweiterungen erhältlich, sodass jeder Betrieb die gewünschten Funktionen abgestimmt auf die verschiedenen Anforderungen individuell auswählen kann
– Kassensoftware für Restaurants, Quick-Service-Betriebe, Retail und Dienstleistungen: Über einen Webbrowser werden die Daten aller Bereiche zentral gespeichert, während die Kasse alle Daten direkt auf dem Webserver verbucht. Somit müssen keine lokalen Datenbanken mehr unterhalten werden und die Informationen werden in Echtzeit auf dem Server gespeichert.
– Kassenlösung im Mobilfunk- und Telekommunikationshandel: Die POS Software ist ebenfalls für die Anwendung im Handel mit Mobilfunk- und Telekommunikationsdienstleistungen geeignet. Hierbei geht die Kassensoftware speziell auf die Funktionen ein, die in diesem Bereich benötigt werden. Dazu zählen der Zugriff auf die Artikeldatenbank über den EAN-Code, auf Artikelnummern und der Zugang zu komfortablen Suchfunktionen.
– Kassensystem mit Multichannel im E-Commerce und im Modehandel: Für den Großhandel und den Einzelhandel in der Textilbranche sind oftmals weitere Funktionen wichtig, vor allem wenn es auch um den Online Handel der Ware geht. Diese Kassenlösungen der POS Software bieten eine einfache Planung, Warenverteilung, Auftragsbearbeitung und Kommunikation zwischen dem Kassensystem in der Filiale, in der Zentrale und des Online-Shops, sodass alle drei Bereiche miteinander interagieren.
– POS Software im Ticketverkauf: Ganz gleich, ob es sich um Eintrittskarten, Fahrscheine, Tickets oder andereWaren handelt, stellt das Kassensystem für diesen Bereich eine praxisorientierte und einfach zu bedienende Lösung dar.

Mit der Kasse können Fahrscheine oder Tickets, Eintrittskarten und Verkaufsbelege erstellt werden. Zudem speichert die Kasse automatisch alle Verkaufsdaten für die Auswertungen und die Buchhaltung. Über das Kassensystem können die bestellten und gekauften Tickets zusätzlich mit kundenspezifischen Daten in Verbindung gebracht werden, um so zielgruppen- und kundenorientiertes Marketing möglich zu machen.

Die Nutzung der Software

In den meisten Fällen kann eine POS Software im Abonnement oder als Einzelplatzlizenz erworben werden. Die Lizenzen sind bei Betrieben in der Gastronomie z. B. gestaffelt nach der Größe des Restaurants. Hilfe und Support wird von den Anbietern durch Hotlines geboten, die für die Lizenzkunden rund um die Uhr erreichbar sind. Des Weiteren wird sichergestellt, dass die Daten der jeweiligen Software in einer Datencloud gespeichert werden. Sollte es also zu einer Fehlfunktion im System kommen oder sogar zum plötzlichen Datenverlust, können die in der Cloud gesicherten Daten ganz einfach wieder hergestellt werden. Für einen noch höheren Komfort bei der Gestaltung der Arbeitsprozesse können Kunden zusätzlich Komplettsysteme wählen, die sowohl eine Kassensoftware enthalten, einen Kassenrechner, einen Bondrucker, einen Scanner sowie Touchmonitore und Terminals.

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