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Online Kassensystem

Online Kassensystem – Was passiert bei Netzausfall?

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Online Kassensystem – warum sollte ein Unternehmen damit arbeiten?

Insbesondere Kleinstunternehmen des Einzelhandels wie Feinkostgeschäfte oder Boutiquen steigen auf ein Online Kassensystem um. dieser Trend hat natürlich seine guten Gründe. Schließlich benötigt jedes Geschäft, ganz gleich welcher Größenordnung, einen Point of Sale (POS), an dem eine Zahlung verarbeitet werden kann. Dabei kann es sich sowohl um eine herkömmliche Registrierkasse oder um ein Kassensystem mit spezieller Software für den PC handeln. Die wichtigste Frage stellt in allen Fällen aber die Speicherung der Daten dar. Ein Online Kassensystem hat den Vorteil, dass die Daten extern auf einem Server gesichert werden.

Online Kassensystem – das Zuhause im Internet

Ein professionelles, In-house-Kassensystem mit entsprechender Kassensoftware zeigt sich schnell als eine relativ große Investition für ein kleines Unternehmen. Zudem ist ein solches System mehr oder weniger komplex, so dass die Installation sowie fortlaufende Upgrade-Kosten zeitaufwendig werden können. Ein Online Kassensystem mit POS hingegen ist schnell und unkompliziert zu bekommen. Diese Kassensoftware ist gänzlich im Internet zuhause. Unternehmen, die sich für ein mobile Kassensystem entscheiden, benötigen nicht weiter als ein Tablet, einen PC und einen stabilen Zugang zum Internet. Die Möglichkeiten, um entsprechende Hardware wie Kassenschublade, Kassenterminal also Kartenleser, Barcode-Scanner, iPad-Ständer und Bondrucker aufzurüsten, sind schier unermesslich.

Vorteile einer Cloud-basierten Kassensoftware im Internet

Einer der großen Vorteile dieser Kassensoftware ist, dass ein ständiger Zugang zu den Daten möglich ist, selbst wenn der zuständige Geschäfts-PC offline ist. Mobile Zugriffe mittels App auf dem persönlichen Smartphone sind genauso möglich, wie ein Einblick mal eben schnell von einem fremden PC aus. Insbesondere Unternehmer, die an mehreren Standorten auftreten müssen, profitieren von der Internet-basierten Software-Variante. Wer auf einer Fachmesse mal nicht an den heimischen PC kann, hat über mobile Zugänge schnell die Möglichkeit, wichtige Daten abzurufen, auch wenn die Kasse offline ist. Auch Chefs, die gerne von außerhalb schnell Zugriff auf die Kassensoftware nehmen möchten, um alles unter Kontrolle zu haben, sind mit der mobilen Kassensoftware gut bedient.

Zudem sind Online Kassensysteme immer auf dem aktuellsten Stand, da Updates und Synchronisation der Daten ganz automatisch ablaufen. Einzig, wenn die Kasse offline ist, werden keine Änderungen übernommen. Schaltet die Kasse aber vom Offline- in den Online-Modus, werden alle Daten sofort synchronisiert. Zudem entsprechen diese Kassensysteme den neuesten Sicherheitsanforderungen. Insbesondere Unternehmen, die mobile Zugriffe für Mitarbeiter benötigen, die im Aussendienst Zahlungen entgegen nehmen, werden mit einer Online-Lösung optimale Ergebnisse erzielen. Zudem bieten Cloud-basierte, über mobile Geräte bedienbare Kassensysteme mit POS Software zusätzliche Funktionen, mit denen Kundenbindungssystem und Prämienprogramme, Zahlungen, Geschenkgutscheine, diverse Geschäftsanalysen und eine Bestandsverwaltung integriert werden können. Diese Daten können beispielsweise ausserhalb der Geschäftszeiten, wenn der PC offline ist, trotzdem vom Unternehmer abgerufen werden. Entsprechend zeichnet sich ein gutes Online Kassensystem durch sehr viel mehr Flexibilität aus.

Kosten einer Cloud-basierten Kassensoftware für mobile Einsätze

Die Anschaffungskosten eines herkömmlichen Kassensystems sind relativ hoch. Pro Registrierkasse fällt in der Regel eine Lizenzgebühr für die jeweilige Software an. Hinzu kommt eine jährliche Gebühr für die Kassensystem-Wartung, die rund 20 % des Anschaffungspreises ausmacht. Weiterführende Schulungen und Support müssen zudem meist separat bezahlt werden. Online Kassensysteme rechnen sich sehr viel besser. Häufig finden Kleinunternehmer auch kostenlose Angebote, bei denen mit der Cloud geworben wird. Hier kann allerdings ein zweiter Blick nicht schaden, denn viele der kostenlosen Lösungen reichen für den professionellen Einsatz im Geschäftsalltag nicht aus. Trotzdem liegen die Anschaffungskosten auch für eine kostenpflichtige Lösung sehr viel niedriger und können unter Umständen ganz entfallen. Die monatlichen Lizenzgebühren sind zudem günstiger als bei einem herkömmlichen Kassensystem und die Sicherheit durch die automatischen Updates und Datensynchronisationen ist fast unbezahlbar. Hinzu kommt, dass die Daten schnell und über mobile Geräte abgerufen werden können, ohne dass großartige Kosten entstehen. Dank den Angeboten für ein Kassensystem inklusive einer Cloud-basierten Software können sich auch sehr kleine Unternehmen und Ein-Mann(Frau)-Betriebe ein hochwertiges Kassensystem leisten.

Vergleich von Online Kassensystem und Offline-Kassensystem

Beide Varianten können für bestimmte Branchen zum Vorteil gereichen oder auch weniger geeignet sein.

Die wichtigsten Aspekte eines Online Kassensystems im Überblick:

– Kassensoftware muss nicht fest installiert werden
– es kommt immer die aktuellste Software-Version zum Einsatz
– bei Fragen oder Problemen erfolgt eine Online-Unterstützung
– Datensicherung wird vom Anbieter automatisch durchgeführt
– häufig gibt es einen Online-Kunden-Service der rund um die Uhr erreichbar ist
– relativ geringe monatliche Ausgaben für Lizenzgebühren
– laufende monatliche Ausgaben für DSL-Anschluss müssen kalkuliert werden
– Ausfall der Internetverbindung kann sich allerdings auf den laufenden Kassenbetrieb auswirken
– Umsatzdaten werden auf gesicherten Servern des Anbieters gespeichert
– große Auswahl an Kassenzubehör

Bei einer Offline-Lösung sieht es hingegen so aus:

– relativ hohe Anschaffungskosten für Hardware
– höhere Lizenzgebühren für die Software
– externe Datensicherung regelmäßig notwendig
– häufig sind langfristige, kostenintensive Wartungsverträge notwendig
– Datensicherung muss vom Nutzer selbst durchgeführt werden
– durchgängiger Kassenbetrieb auch ohne bestehenden Internetzugang
– Speicherung der Daten auf dem hausinternen Server

 

Fazit für kleinere Unternehmen

Unternehmen, die sich aufgrund der neuen Vorgaben der Finanzbehörden mit dem Gedanken trägt, ein neues Kassensystem in Betrieb zu nehmen, sollte ein Online Kassensystem ins Auge fassen. Allerdings sind die Leistungen der verschiedenen Anbieter wie bei allem im Leben zu beachten. Nicht jedes Cloud-basierte Kassensystem verfügt nämlich über die gleichen Funktionen und Speichermöglichkeiten. Von kostenlosen Angeboten ist allerdings eher abzuraten, da die Funktionen und Leistungen meist so stark eingeschränkt sind, dass ein professionelles Arbeiten im Betrieb damit nicht gewährleistet werden kann. Grundsätzlich ist ein Kassensystem im Internet allerdings eine gute Lösung für Kleinbetriebe aller Branchen.

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Zufriedene Kunden aus der Fachhandelsbranche setzen auf KORONA.pos Kassensysteme

Wir haben nach einem Online Kassensystem geschaut und Korona gefunden. Nach der ersten Internetstörung sind wir sehr froh, dass das auch Offline funktioniert.

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