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Neue Kassensysteme

Neue Kassensysteme – Auf was man achten muss

 

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Neue Kassensysteme

Wer heutzutage einen Geschäftsbetrieb leitet, der die steuerlichen Anforderungen erfüllen. Nicht umsonst wird regelmäßig eine Betriebsprüfung durchgeführt, anlässlich derer die Erfüllung der steuerlichen Pflichten umfangreich geprüft wird. Um solch eine Prüfung unbeschadet zu überstehen, muss bereits die Registrierkasse gewisse Anforderungen erfüllen. Dies gilt erst recht ab dem Jahr 2017. Hier empfiehlt es sich, auf neue Kassensysteme zurückzugreifen, die über eine dementsprechende Software verfügen.

Neue Kassensysteme und GDPdU konforme Daten

Ab dem Jahr 2017 werden nämlich für den Steuerpflichtigen verschärfte Regelungen in Kraft treten. Dies bedeutet im Prinzip folgendes: Sie als steuerpflichtiger Unternehmer bzw. Geschäftsmann müssen die relevanten Daten in elektronischer Form speichern. Das Stichwort lautet hier: digitale Archivierung. Hiermit ist der einfachen Registrierkasse somit der Kampf angesagt. Denn auch die Daten aus den Kassensystemen müssen elektronisch vorgehalten werden. Dies schreiben die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen vor. Hierfür steht die Abkürzung GDPdU. Daneben finden Sie häufig noch die Abkürzung GoBD. Hinter dieser Abkürzung stehen die Grundsätze zu einer ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Wichtig für Sie ist es, sich zu merken, dass Ihr neue Kassensysteme ab dem 1.1.2017 GDPdU- und GoBD-konform sein müssen.

Die genauen Folgen für Sie als Unternehmer

Sie werden sich jetzt sicherlich fragen, was dies für Sie im Einzelnen konkret bedeutet. Gemäß §147 Abs. 2 der Abgabenordnung müssen Sie all diejenigen relevanten steuerlichen Daten, die mittels eines sogenannten Datenverarbeitungsgerätes erstellt worden sind, grundsätzlich für die Dauer von zehn Jahren aufbewahren. Solch ein Datenverarbeitungsgerät stellt auch Ihre Registrierkasse dar. Diese Zeit der Aufbewahrung von zehn Jahren muss von Ihnen sichergestellt werden, wobei im Rahmen einer Betriebsprüfung die elektronischen Daten jederzeit verfügbar, sofort lesbar als auch maschinell auswertbar sein müssen. Diese Voraussetzung können Sie am sichersten über neue Kassensysteme realisieren. Wichtig ist nur, dass Sie bei dem Kauf eines neuen Kassensystems unbedingt darauf achten, dass dieses die GDPdU- Vorgaben sowie die GoBD- Vorgaben erfüllt. Gleichzeitig muss mit dieser digitalen Archivierung sichergestellt werden, dass diese Daten im Rahmen einer etwaigen Betriebsprüfung unverzüglich dem Betriebsprüfer zur Verfügung gestellt werden können. Denn die heutigen Betriebsprüfer sind insoweit mit einer speziellen Software ausgestattet, um beispielsweise gdpdu- konforme sowie gobd- konforme Daten auf etwaige Manipulationen zu überprüfen.

Alte Rechtslage versus neue Rechtslage

Dass Sie als Selbstständiger Ihre steuerlich relevanten Daten in elektronischer Form vorhalten müssen, ist nicht neu. Diese Art der Aufbewahrung gibt es im Prinzip schon bereits seit dem Jahr 2002 und ist immer wieder verschärft worden. Im Jahr 2017 tritt nun eine weitere Verschärfung in Kraft. Der Unterschied zwischen der Rechtslage bis zum 31.12 2016 und der ab dem 1.1.2017 ist, was die Aufbewahrung steuerlich relevanter Daten betrifft, somit im Prinzip nur marginal. Denn die Regelung, steuerliche Daten in elektronischer Form vorzuhalten, wurde bislang nicht aller Konsequenz seitens der Finanzbehörden umgesetzt. Aber genau dies soll sich ab dem 1.1.2017 ändern. Der wesentliche Unterschied ist also der, dass die alte Regelung dahingehend spezifiziert wird, dass derjenige, der gegen die Pflichten zur elektronischen Aufbewahrung verstößt, auf jeden Fall zu bestrafen ist. Dies bedeutet, dass auch Ihre alte Registrierkasse mit Beginn des nächsten Jahres die steuerlichen Anforderungen zu erfüllen hat. Fraglich bleibt jedoch insoweit, ob die alten Kassensysteme in der Nacht vom 31.12.2016 auf den 1.1.2017 sofort durch neue Kassensysteme ersetzt werden müssen. Im Prinzip ja, denn die Frist bis zum 31.12.2016 stellt grundsätzlich nur eine seitens der Finanzbehörden geduldete Übergangsfrist dar. Dies bedeutet andererseits aber nicht automatisch, dass Sie sich zwangsläufig eine neue Registrierkasse anschaffen müssen. Eine gute und hochwertige Registrierkasse kann sicherlich mittels einer Software weiter aufgerüstet werden, wenn diese Software die Möglichkeit bietet, die steuerlichen Vorgaben zu erfüllen. Fehlt es Ihrer Kasse jedoch an den technischen Voraussetzungen zur Nachrüstung, so ist Ihnen unbedingt der Kauf eines neuen Systems zu empfehlen. Wenn Sie nämlich die Anforderungen Ihres Finanzamtes nicht beachten, dann haben Sie letztendlich im Rahmen einer Betriebsprüfung unangenehme Folgen zu vergegenwärtigen.

Verschiedene Kassensysteme

Insoweit müssen Sie wissen, dass es insgesamt drei Kassensysteme gibt, und zwar solche mit zwei Drucklaufwerken und einem Drucklaufwerk sowie mit einer Schnittstellenfunktion. GDPdU- sowie GoBD- konform sind ausschließlich neue Kassensysteme mit einer Schnittstellenfunktion. Wenn Sie beispielsweise über eine Kasse mit einem oder zwei Drucklaufwerken verfügen, so darf diese mit Ablauf des 31.12.2016 nur noch dann zum Einsatz kommen, wenn diese Kasse nachgerüstet worden ist. Ob eine Nachrüstung sinnvoll ist, bleibt fraglich. Verfügen Sie über ein System mit einer Schnittstellenfunktion, so lautet auch hier die Empfehlung zu prüfen, ob dieses den Anforderungen einer Betriebsprüfung genügt. Wenn nicht, so ist bei diesem System durch eine Anpassung der Software eine Nachrüstung relativ leicht möglich.

Fazit: Achten Sie also unbedingt darauf, dass Ihr Kassensystem ab nächstes Jahr den gesetzlichen Vorgaben der Finanzbehörden genügt. Wer sich noch in diesem Jahr neue Kassensysteme anschafft, sollte sich ausdrücklich versichern lassen, dass dieses System diesen Anforderungen genügt. Denn bis zum 31.12.2016 dürfen noch Kassensysteme mit Schnittstellenfunktionen veräußert werden, die den neuen strengen gdpdu- sowie gobd-Anforderungen zur Aufbewahrung noch nicht genügen. Dies ist allerdings mit Beginn des nächsten Jahres nicht mehr erlaubt. Dann muss die Software für Ihre Kasse stimmen, damit es bei einer etwaigen Betriebsprüfung keine Beanstandungen gibt.

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