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Kleine Registrierkassen

Kleine Registrierkassen: Die Mindestanforderungen

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Kleine Registrierkassen mit KORONA als Einsteigersysteme

Fernab der großen Handelsketten benötigen auch kleinere Geschäfte, Cafés, Werkstätten oder Friseursalons Kassensysteme, die den Anforderungen an eine moderne Buchhaltung gerecht werden.
Der Handel bietet in diesem Segment zahlreiche Kassensysteme an. Zum Teil sind sie mit Scanner oder Kassenschublade erweiterbar oder – dank starkem Akku – für mobile Einsätze geeignet. Sie erfüllen die gesetzlichen Regelungen zur GDPdU und erleichtern damit enorm die Archivierung und steuerliche Abrechnungen kleiner Unternehmen.

Welche Kasse ist die richtige?

Entscheidend ist zunächst die Frage, wie viele Artikel Sie in Ihrem Sortiment haben. Ob Sie einen Einzelhandel oder eine Gastronomie betreiben, kann das nächste Kriterium für die Auswahl sein. Mittlerweile sind kleine Kassensysteme so ausgereift, dass sie beispielsweise speziell für den Einsatz in der Bäckerei oder für das Handwerk konzipiert sind. Thermo-Bondrucker mit Abschneider, ein gut lesbares LCD-Display und eine übersichtliche Bedienbarkeit gehören zur Grundausstattung für kleine Registrierkassen. Sinnvolle Erweiterungen bieten Schnittstellen für Ihren PC-Anschluss oder ein integrierter SD-Karten-Slot, die das Auslesen eines elektronischen Kassenjournals ermöglichen. Eine zusätzliche GDPdU-Software macht Ihre Daten revisionssicher.
Im Einzelhandel oder der Gastronomie sind es häufig kleine Extras, die besondere Kundenfreundlichkeit ausstrahlen.

Ein drehbares Display oder eine Kasse mit rückseitigem Kundendisplay etwa, oder die Möglichkeit, neben dem Preis auch die entsprechenden Artikel aufzulisten, schaffen Vertrauen und gehören zum modernen Handel. Die mobile Kasse wiederum eignet sich für kleine Unternehmen mit mehreren Standorten oder Marktverkäufer besonders gut. Auch hier kann auf eine ordnungsgemäße Datenerfassung und -speicherung nicht mehr verzichtet werden. Eine nützliche Ergänzung sind natürlich Kassenladen. Am besten sogar für jeden Standort eine eigene, um einen besseren Überblick über die Tageseinnahmen zu haben. Die Daten selbst können dann im Büro oder am heimischen Computer in Ruhe ausgelesen werden.

Kleine Registrierkassen – großes Leistungsspektrum

Es steckt viel mehr drin, als das Äußere verrät. Ein kleiner Steuerberater nämlich. Obwohl in Deutschland eine Registrierkassenpflicht nicht gesetzlich verankert ist, haben die meisten Firmen gar keine andere Möglichkeit, ihre Aufzeichnungen gem. § 22 UStG ordentlich zu führen. Die Umsatzsteuerpflicht im Einzelhandel ist mit ihren unterschiedlichen Steuersätzen eine ganz besondere Herausforderung. Werden täglich Artikel aus den verschiedenen Gruppen im Handel verkauft, kann der Händler schon an der geforderten ordnungsgemäßen Aufzeichnung aller Einzelposten scheitern. Das sollte dann eine kleine Kasse übernehmen, die den GDPdU entspricht und die Arbeit enorm erleichtert. Kassensysteme für die Gastronomie wiederum ermöglichen unter anderem die Abrechnung pro Tisch oder pro Gast – je nach Kundenwunsch – und das Erstellen von Bewirtungsbelegen, welche vom Gesetzgeber ausschließlich als Kassenausdruck anerkannt werden. Kleine Registrierkassen – auch die mobile Kasse – führen praktisch Buch. Sie liefern Kundenbelege, führen Kassenjournale, übernehmen die Aufteilung der Warengruppen in die richtigen Steuersätze und machen so die Buchführung nicht nur revisionssicher, sondern ermöglichen auch eine digitale Buchprüfung. Mittels entsprechender Software erlauben sie die Führung eigener Statistiken.

Alle Daten auf einen Blick zu haben bietet besseren Handlungsspielraum und lässt bei Marktveränderungen schnelleres Reagieren zu. Softwareerweiterungen oder -verknüpfungen sind bei den meisten Kassensystemen möglich. Aber natürlich ist in jeder Kasse eine Software vorhanden, die manche Händler beim Verkauf auch gleich für den Kunden auf seine Parameter einstellen. Lassen sie sich vor dem Kauf gut beraten und achten sie darauf, dass der ausgesuchte Artikel die für sie grundlegenden Eigenschaften schon besitzt. Egal ob Handel, Handwerk oder Gastronomie – in jedem Fall sollten auch kleine Registrierkassen GDPdU-konform sein, weil gerade das ja die enorme Zeitersparnis bei der erforderlichen Buchführung ausmacht. Außerdem werden dabei auch noch mögliche Fehlerquellen – wie sie bei Buchführung und Archivierung von Hand häufig zu finden sind – ausgeschaltet.

Wie erlernt man den Umgang mit dem Kassensystem?

So viel vorweg – was zunächst etwas kompliziert klingt, ist im Handumdrehen gelernt. Im Einzelhandel finden sie bereits zahlreiche kleine Registrierkassen, die völlig unkompliziert in der Handhabung sind. Für mobile wie auch stationäre Kassensysteme gibt es ausführlich beschriebene und bebilderte Handbücher, die gut verständlich sind. Erste Schritte kann natürlich auch der Händler zeigen und erklären. Je weniger ihre Kasse leisten muss, umso einfacher ist sie natürlich zu bedienen. Was nicht heißen soll, dass speziellere Kassensysteme für Gastronomie und Handel auch spezielle Vorkenntnisse im Umgang voraussetzen. Es empfiehlt sich hier jedoch eher, einen Fachhändler aufzusuchen, der – gegenüber dem Einzelhandel – „maßgeschneiderte“ Artikel führt. Er kann umfassender über den Umgang mit der Technik aufklären, Voreinstellungen für sie vornehmen, die GDPdU-Fähigkeit prüfen und garantieren. Meist bleibt er auch als Ansprechpartner für noch offene Fragen oder als mobile Hilfe vor Ort erhalten. Kleine Reparaturen erledigt er ohnehin selbst. Wer dem Motto Learning by Doing nicht so ganz gewogen ist, kann natürlich auch einen Kurs besuchen.

Es ist nicht allein der Umgang mit einer Registrierkasse, der dort gelehrt wird. Es werden auch die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) näher erläutert. Viele Beispiele aus der Gastronomie oder dem Einzelhandel machen den Unterschied verschiedener Kassensysteme deutlich und können helfen sich für ein Modell zu entscheiden. Denn nicht unbedingt ist die kleine mobile Kasse als Einsteigermodell zu empfehlen, auch wenn sie leicht zu bedienen ist. Schauen sie sich im Handel um und durchdenken sie sorgfältig, welche Artikel für sie in die nähere Auswahl kommen. Und wenn die Entscheidung gefallen ist, genießen sie die Zeit, die sie nun sparen, und die Gelassenheit vor der nächsten Buchprüfung.

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