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Kassensystem

Kassensystem von COMBASE – für alle die es ernst meinen

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Das Kassensystem – worauf müssen Unternehmen achten?

Bei der Wahl eines Kassensystems sind einerseits die Vorschriften des Finanzamts zu berücksichtigen, andererseits die Anforderungen des Unternehmens. Diese ergeben sich aus der Branche und Infrastruktur. Außerdem ist es sinnvoll, zukunftsorientiert zu planen, denn der Markt und die Zahlungswünsche der Kunden entwickeln sich, was zwecks Wettbewerbsfähigkeit eine spätere Aufrüstung der Hardware erforderlich machen kann. Zuguterletzt spielen selbstverständlich der Anschaffungspreis und eventuelle Folgekosten sowie die Wartungsmodalitäten eine Rolle. Idealerweise werden Hardware und Software auf all diese Aspekte abgestimmt.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht im Handel

Ab 2017 gelten strengere Regelungen: Geschäftsvorfälle müssen einzeln aufgezeichnet und vollständig, unveränderbar in elektronischer Form gespeichert werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Dies ergibt sich aus einem Beschluss des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) aus 2010, in welchem auch die Vorlaufzeit bis 01. Januar 2017 geregelt ist. 2016 haben Sie also noch Zeit, Ihr Kassensystem gegebenenfalls umzustellen beziehungsweise mit neuer Hardware oder Software aufzurüsten. Das betrifft neben Barabwicklungen auch Kartenzahlungen oder die Zahlung mit mobilen Geräten.

Arbeiten Sie bereits mit einer PC-Kasse, sind Sie schon seit Ende 2010 verpflichtet, eine Software einzusetzen, die die Anforderungen erfüllt. Updates sind gegebenenfalls durch den Hersteller erhältlich. Wer sich neue Hardware anschafft, muss spätestens mit dieser gewährleisten, dass die Geräte sowie die genutzte Kassensoftware gesetzeskonform arbeiten. Dies gilt für jegliches Kassensystem, also neben PC- auch Registrier- oder iPad-Kassen, Taxameter oder Geräte wie Spielautomaten.

Bei einer Prüfung durch das Finanzamt müssen die Daten direkt aus der Kassensoftware ausgelesen werden können. Ausgenommen ist lediglich der Handel bei geringen Einnahmen und ohne Mitarbeiter. Doch auch hier sind nachweisfähige, über ein Druckwerk erzeugte chronologische Kassenberichte mit Einzelbuchungen Pflicht. Abgesehen davon bleibt die Aufbewahrungspflicht für sämtliche relevante Unterlagen erhalten und es besteht eine Dokumentationspflicht für den Einsatz jeder Kasse. Einzelheiten sind in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und der Abgabenordnung geregelt.

Branchenspezifische Anforderungen

Für Unternehmen bedeutet das die Auswahl einer geeigneten Kassensoftware, die den spezifischen Anforderungen genügt. Bei einem Taxiunternehmen müssen also Schichtpläne, Einsatzzeiten der Mitarbeiter und Taxameter sowie die einzelnen Einnahmen lückenlos nachvollziehbar und stimmig sein. Im Handel betrifft dies die an der Kasse eingesetzten Mitarbeiter und aller darüber registrierten und bezahlten Artikel. Hotels müssen darüber hinaus die Daten der Kunden und unterschiedliche Leistungen erfassen. Bei Unternehmensketten im Handel ist außerdem eine Vernetzung einzelner Filialen über die Software erforderlich. Hier müssen alle zur Bezahlung eingesetzten Geräte integriert werden. Tätigen Sie im Handel sowohl Direkt- als auch Onlineverkäufe, kann außerdem die Einrichtung von Schnittstellen notwendig sein, um letztendlich die Vertriebswege aller Artikel buchhalterisch zusammenzuführen.

Manipulationsschutz

In Kooperation mit der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt haben die Finanzbehörden die sogenannte „Integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme“ (INSIKA) entwickelt. Dabei handelt es sich um einen Manipulationsschutz in Form einer digitalen Signatur für jeden verbuchten Geschäftsvorfall mit allen zugehörigen Daten. Auf diese Weise soll eine nachträgliche Änderung ausgeschlossen werden, denn die vergebenen Signaturen werden gesondert erfasst und zugeordnet. Es kann daher im Nachhinein weder ein Mitarbeiter noch ein Artikel oder Betrag geändert werden. Der Einsatz ist mit den unterschiedlichsten elektronischen Systemen möglich, so dass sämtliche Geräte zur Zahlungsabwicklung berücksichtigt werden können.

Die Einzelaufzeichnungspflicht

Unter die Einzelaufzeichnungspflicht fallen die detaillierten Buchungsdaten zu jedem Vorfall wie Verkäufe von Artikeln oder Dienstleistungen, die Beträge und Zahlungsmethoden, gegebenenfalls Daten zu den Kunden sowie Stornos mit Begründungen. All diese Daten müssen aus dem Journal hervorgehen. Daneben müssen Berichte, Stammdaten und Programmierdaten verfügbar sein. Zu den Stammdaten zählen die Mitarbeiter, Artikel und Warengruppen, deren Erfassungsdatum und eventuelle Änderungen.

Arbeiten Sie noch mit einer konventionellen Kasse, ist unbedingt die korrekte Ausweisung aller relevanten Daten auf dem Z-Bon zu beachten: Eine tägliche Zusammenfassung der Einzeldaten (Verdichtung der Daten) ist ab 2017 nicht mehr zulässig. Die Pflichtdaten umfassen neben dem Unternehmen Datum und Uhrzeit des Z-Bons und eine fortlaufende Nummerierung zwecks Vollständigkeitsnachweis. Weiterhin sind zu den einzelnen Geschäftsvorfällen sämtliche Zahlungsmethoden, Entnahmen und Stornos nebst den Summen aufzuführen.

Welches Kassensystem soll es sein?

Jeder ist selbst verpflichtet zu prüfen, ob seine Kasse den Vorschriften genügt beziehungsweise ob eine Aktualisierung der Kassensoftware ausreicht. Andernfalls führt kein Weg an der Investition in ein neues Kassensystem vorbei – das betrifft die Anschaffung neuer Hardware und gesetzeskonformer Software. In diesem Fall ist vorab zu prüfen, was die Kasse alles verbuchen und speichern muss. Soll beispielsweise ein Waagensystem integriert sein, ist eine Anbindung der Kassensoftware an die Lagerverwaltung erforderlich, um Artikel automatisch mit dem Verkauf auszubuchen, müssen auch Daten von Kunden erfasst werden, sind mehrere Filialen im Handel involviert? Diese und weitere relevante Fragen sind zu beantworten, um die Wahl einer geeigneten Kasse einzuschränken.

Ist eine Investition unumgänglich, sollen die Kosten selbstverständlich möglichst gering bleiben, die Kasse aber alle Anforderungen erfüllen. Zusätzliche Aufwendungen gilt es zu vermeiden. Möchten Sie also verschiedene Zahlungsmöglichkeiten anbieten, sollten mit der erworbenen Hardware alle erforderlichen Geräte verfügbar sein. Das kann ein Kartenlesegerät oder ein kompatibler Bondrucker sein. Immer mehr Kunden wünschen eine Zahlungsabwicklung über mobile Geräte und Apps – ein Kassensystem der Zukunft im Sinne der Kunden beherrscht auch dies. Prüfen Sie außerdem, inwieweit Wartungsarbeiten, Programmierungen und Updates der Software selbst vorgenommen werden können beziehungsweise ob ein entsprechender Service durch den Anbieter kostenpflichtig ist. Letztendlich müssen auch die Mitarbeiter eingewiesen, die Artikel neu erfasst und die Kassensoftware eventuell an weitere Systeme angebunden werden.

Grundsätzlich gilt: Je sorgfältiger Sie planen, umso effektiver können Sie mit Ihrem Kassensystem arbeiten.

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