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Kasse

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Wissenswertes über Kassen und Kassensysteme

Schon seit einiger Zeit ist die Kasse und generell das Kassensystem zur Registrierung der Produkte aus Handel und Gastronomie nicht mehr wegzudenken, da diese Geräte in modernen Unternehmen die klassische mechanische Registrierkasse ersetzt haben. Bereits zu Beginn der 90er Jahre fanden erste PC-Kassensysteme Verbreitung. Sie liefen auf gängigen Betriebssystemen, wie beispielsweise Windows, OS/2 und DOS mit dem Ziel, die Datenübernahme der Kasse mit der Finanzbuchhaltung zu vereinfachen. Aktuelle Kassensysteme laufen oft auf einem sogenannten „proprietären Betriebssystem“, also auf einem System, das auf nicht veröffentlichten herstellerspezifischen Standards, im Gegensatz zu freier Hard- oder Software, basiert.

Hier werden die erfassten Daten, anders als bei einer mechanischen Registrierkasse, entweder per Datenübermittlung via Internet oder mittels einer geschützten Datenleitung extern archiviert, oder sie werden auf einem internen Datenträger gespeichert. So können Sie dem Finanzamt alle relevanten Daten mit Hilfe des Datenexports zur Verfügung stellen.

Moderne Kassen, wie KORONA.pos verwalten nicht nur einfach die Verkaufsartikel und archivieren die erzeugten Kassenbelege. Diese Kassen unterstützen aktiv den Verkaufsprozess und sorgen dadurch für mehr Umsatz und höheren Gewinn.

Welche Kassen-Arten gibt es?

In diesem Bereich finden Sie im Wesentlichen drei Gattungen von Kassensystemen:

Elektronische Registrierkassen
– Handelsspezifische POS Kassen
– PC-Kassen, wie KORONA.pos

Ein jedes Kassensystem läuft mit branchenspezifischer Software unter Betriebssystemen wie Android, Linus, Windows oder MacOs.

Aus welchen Bausteinen setzen sich Kassensysteme zur Registrierung für Produkte aus Handel und Gastronomie zusammen?

Aktuelle Kassen haben, im Gegensatz zur früheren Registrierkasse, eine Peripherie, die aus aus einem Bondrucker sowie einem Touchscreen zur Erfassung der Daten besteht. Bei einer Kasse kann sowohl ein Touchscreen als Split, also als ein vom Rechner getrenntes Display genutzt werden sowie auch das sogenannte „All-in-One-Gerät“ zum Einsatz kommen. Das „All-in-One-Gerät ist die Komplett-Vorrichtung in einer kompakten Einheit. Weitere Bestandteile sind der Barcodescanner sowie das Kartenlesegerät für die Bezahlung der Produkte mittels Kunden- und Kreditkarten. Darüber hinaus kommt bei einer Kasse, je nachdem, ob Sie Produkte im Handel oder der Gastronomie vertreiben, das Kundendisplay zum Einsatz.

Was leistet die mobile Kasse?

Nicht nur im Handel, sondern auch in der Gastronomie ist die mobile Bestellabwicklung mittels eines PDA auf dem Vormarsch. „PDA“ ist die Abkürzung für „Personal Digital Assistent“ und bezeichnet kleine mobile und tragbaren Computer, der als Kasse fungiert und mit dem Sie die Bestellabwicklung Ihrer Kunden effizienter und schneller gestalten können. Wenn Sie beispielsweise als Hotelier über einen Außenbereich wie einem Biergarten verfügen, hilft die mobile Kasse, den Wunsch Ihres Gastes zügig zu erfüllen, da er schneller die Getränkestation oder die Küche erreicht. Die mobile Registrierkasse macht eine zeitaufwändige Bestellaufnahme per Hand nicht mehr nötig. Auf diese Weise sorgt das mobile Kassensystem für einen schnellen und guten Service und damit für zufriedene Gäste Ihres Hauses.

Was verbirgt sich im Zusammenhang mit einem Kassensystem im Handel hinter den Buchstaben GDPdU?

Bei GDPDU handelt es sich um „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. Diese Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums konkretisiert in den GDPdU gewisse Rechtsnormen aus dem Umsatzsteuergesetz sowie der Abgabenordnung hinsichtlich der digitalen Aufbewahrung von Rechnungen, Buchhaltungen sowie Buchhaltungsbelegen. Bei den GDPdU Vorschriften spielt darüber hinaus Ihre Mitwirkungspflicht bei Betriebsprüfungen eine wichtige Rolle.

Die GDPDU wurden mittlerweile mit Gültigkeit zum 1. Januar 2015 für moderne Registrierkassen und Kassensysteme durch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ersetzt, so dass die GDPDU nicht mehr gültig sind. Heute sind beide Begriffe (GdPDU und GoBD) umgangssprachlich in Umlauf.

Welche Anforderungen muss ein Kassensystem erfüllen?

Ab dem Jahr 2016 gelten für moderne Registrierkassen neue gesetzliche Regelungen, denn diese müssen die Daten dann elektronisch aufbewahren. Spätestens mit dem Inkrafttreten des Fiskalgesetzes am 31.12.2016 genügt das Aufbewahren von Papierbelegen eines Tagesabschlusses nicht mehr den neuen Anforderungen. Es gilt jedoch eine Übergangsfrist, die es der Gastronomie und dem Handel ermöglichen, digitale Kassen auf die künftig geltenden Vorschriften anzupassen. Sollten Sie sich also nicht auf die neuen Bestimmungen einstellen, drohen Ihnen eventuelle Nachzahlungen an das Finanzamt, da dann Einnahmen sowie Gewinn geschätzt werden.

Bitte beachten Sie ebenfalls, Ihre elektronisch erstellten Buchungen während der Aufbewahrungsdauer von 10 Jahren ständig zur Verfügung zu halten. Sie müssen zudem lesbar und maschinell auswertbar sowie manipulationssicher gespeichert sein. Dies bedeutet, dass die Beamten jedes Storno und jede Änderung nachvollziehen können müssen.

Moderne Kassen, wie KORONA.pos erfüllen diese Anforderungen natürlich. Alle Daten werden sicher in deutschen Rechenzentren gespeichert.

Für welche Software sollten Sie sich entscheiden?

Anders als bei der guten alten mechanischen Registrierkasse benötigen Sie natürlich zum Verkauf Ihrer Produkte für Ihr Kassensystem die geeignete Software. Nun gibt es auf dem Markt für jedes Segment im Handel und in der Gastronomie passende Anbieter. Häufig als „Point of Sale“ (POS) bezeichnet, ermöglicht Ihnen die Software die Abwicklung des Bezahlvorgangs bei Ihren Kunden, wobei die Kassensoftware häufig die dazu passende Hardware erfordert. Wollen Sie eine Kasse kaufen? Dann sind Sie bei KORONA.pos genau richtig! Denn bei KORONA.pos gibt es das Kassenprogramm kostenlos in der BASIC variante.

Die Wahl, welcher Software Sie den Vorzug geben, hängt davon ab, ob Sie spezifische Software-Lösungen für den Handel oder speziell für die Gastronomie benötigen. Daher ist für Ihren reibungslosen Geschäftsablauf der Einsatz adäquater Software von großer Bedeutung.
Testen Sie KORONA.pos solange Sie möchten und prüfen genau, mit welchen Prozessen und Abläufen Sie in Ihrem Unternehmen starten möchten.

Wie viel müssen Sie für ein Kassensystem ausgeben?

Die Kostenskala für Kassensysteme ist breit gefächert. Einfache Kassen, beispielsweise zum Verkauf Ihrer Produkte im Einzelhandel, können Sie schon ab ungefähr einem Betrag von 1.300,00 Euro erwerben. Wie so häufig sind jedoch auch in diesem Bereich der Höhe der Ausgaben keine Grenzen gesetzt. Es kommt darauf an, welche Kassen-Art, welchen Funktionsumfang sowie welchen Komfort Sie benötigen. Vorausgesetzt, Sie besitzen schon einen PC, brauchen Sie bei reinen PC-Kassen nur die Anschaffungskosten für die Peripheriegeräte sowie für die Software zu bezahlen, weil Sie in diesem Fall keine Kassen-Hardware zu kaufen brauchen.

Folgende Module spielen bei der Gestaltung des Kassen-Preises eine Rolle:

– Die Kassenhardware sowie die Peripherie
– Eventuelles weiteres Zubehör wie beispielsweise Kundendisplays
– Umfang und Typ der Kassensoftware
– Die Kosten für den Support zum Beispiel bei einer Fernwartung sowie den Serviceprovider

Mit KORONA.pos, also einer Kasse, die sowohl den neuesten technischen Anforderungen als natürlich auch den Vorschriften des Gesetzgebers genügt, können Sie nicht nur Ihren Umsatz effektiv erhöhen, sondern ebenso, aufgrund der schnellen Abwicklung, die Zufriedenheit Ihrer Kunden steigern.

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