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Kasse Einzelhandel

Kasse Einzelhandel – Worauf kommt es an?

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Kasse Einzelhandel – Der Einzelhandel muss nachrüsten

Bisher reichte ein einfaches Kassensystem mit Kasse, Bondrucker und Kassenschublade völlig aus für den Einzelhandel völlig aus. Da sich die Anforderungen der Finanzbehörde allerdings immer weiter verschärfen, sollten Einzelhändler sich bereits bei der Erstanschaffung neuer Kassen Gedanken darüber machen, ob die Kassensoftware alle notwendigen Daten bereit hält und mit den Anforderungen an den betrieblichen Alltag und die Buchhaltungsaufgaben konform geht. Registrierkassen müssen heutzutage nicht mehr nur den reinen Kassiervorgang unterstützen, sondern auch gdpdu und gobd. Die Wahl der Software ist daher bei der Anschaffung enorm wichtig.

KORONA.pos Kasse Einzelhandel

Mit der passenden Hardware können Kassensysteme allerdings heute schon mit Kundenanzeige, Barcodescanner, Etikettendrucker oder Kassenterminal erweitert werden. Eine solche Kasse Einzelhandel erfordert heutzutage ja viele Funktionen, kann in der Regel einzelne Tasten einem Produkt oder einem Preis zugeordnen. Zudem habt eine solche Kasse meist spezielle Tasten mit Rabattfunktionen-Belegung in der Kassensoftware vorgesehen. Häufig können auch Prozesse dadurch automatisiert werden, dass für bestimmte Kunden Preislisten erfasst werden.

Einsatzgebiete für Kasse Einzelhandel setzt auf Multifunktionen

Die modernen Kassensysteme und gdpdu-Software werden meistens über Registrierkassen oder Touchscreen-Monitore bedient. Ein solches Kassensystem kann in unterschiedlichen Branchen wie Lebensmittelhandel, Boutiquen, Friseursalons, Kosmetikstudios, Bäckereien, Deko-Geschäften und ähnlichem eingesetzt werden. Als ausgezeichnete Alternative bietet sich auch ein POS Kassensystem an, welches ebenfalls mit den Anforderungen an die Buchhaltung konform geht.

Kasse Einzelhandel – Handel nutzt immer häufiger Detail-Handels-Kassen

Wenn Kassensysteme PC gestützt sind, stehen häufig weitere interessante Funktionen zur Auswahl. So können manche Registrierkassen mittels Produkt-Matrix gleich einen Lagerbestand erfassen oder Daten zum Analysieren des Konsumverhaltens der Käufer liefern. So können Einzelhändler beispielsweise anhand der Kasse am Wochen- oder Monatsende ablesen, wie viele Produkte einer Sorte und in einer Größe verkauft wurden. Saisonale Schwankungen oder Trends zu erkennen, ist mit einer solchen gdpdu- oder pos-Software ganz einfach, so dass der Einzelhändler schnell reagieren kann. Das Kassensystem kann in diesen Fällen also gleichzeitig as Lagerwirtschaftssystem fungieren. Allerdings können Kassen mittels Kassensoftware durchaus auch komplexere Informationen über den täglichen Geschäftsablauf liefern, die mit sonst mühsam recherchierten Daten konform gehen.

Kasse Einzelhandel stellt die Frage: Geht unsere Kasse mit dem Finanzamt konform?

Neue digitale Anforderungen werden durch die Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen an Kassensysteme gestellt. Digitale Unterlagen aus Registrierkasse und Kassensystem müssen aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Mit dem Ende der Übergangsfrist, welche am 31.12.2016 ausläuft, müssen Einzelhändler alle Einzelumsätze mit digitalen Kassen mindestens 10 Jahre lang speichern. Zudem müssen alle Bons elektronisch so bereitgestellt werden, dass sie unveränderlich bleiben. Z-Tagesberichte und Daten in ausgedruckter Form zu archivieren, ist daher nicht mehr zulässig.

Weniger Manipulationsmöglichkeiten an der Kasse Einzelhandel muss mitziehen

Kassen sollen durch diese neuen Anforderungen manipulationssicherer werden. Ziel ist mehr Transparenz bei den Umsätzen, die im Bargeld-Bereich anfallen, zu sorgen. An die Hard- und Software werden entsprechend neue Ansprüche gestellt, um mit den Wünschen der Finanzverwaltung konform eine transparente, nachvollziehbare Datengrundlage schaffen zu können. Die Kernpunkte der neuen rechtlichen Vorgaben liegen in der Nachvollziehbarkeit und nachträglichen Unabänderlichkeit der Kassen-Daten sowie in der verschärften Einzelaufzeichnungspflicht. Einzelhändler mit alten Registrierkassen oder einem veralteten Kassensystem müssen daher in der Regel auf pos- oder gdpdu-Kassensoftware umstellen. Die Frist bis zum 31.12.2016, um die Kassensysteme konform anzupassen, sollte auf keinen fall verstreichen, denn bei einer Prüfung nach diesem Stichtag drohen empfindliche Strafen und die Schätzung der Buchhaltung. Kosten von mehreren zehntausend Euro können die Folge sein.

Kasse Einzelhandel – Handel muss kooperieren

Wer neue Registrierkassen und Kassensysteme anschaffen muss, um die Anforderungen beim Kauf berücksichtigen. Sofern bereits ein elektronisches Kassensystem im Betrieb eingesetzt wird, so muss dieses dem Betriebsprüfer bereits jetzt die nötigen Daten zur Verfügung stellen. Die neuen Regelungen haben starke Auswirkungen, da bei gpdpu- und pos-Kassensystemen alle relevanten Kassendaten finanzamts-konform bereitgestellt werden müssen. Von der Neuregelung sind alle Kassen von Registrierkassen über pos-Kasse bis hin zu den traditionellen Gastronomiekassen betroffen. Jeder Unternehmer hat eine Mitwirkungspflicht bei der selbstverantwortlichen Überprüfung seines Kassensystems. Entsprechend muss für Ersatz der veralteten Registrierkassen oder eine Anpassung der Kassensoftware gesorgt werden, um den Vorgaben zu entsprechen.

Kasse – Einzelhandel sollte jetzt handeln

Da viele konventionelle Kassen die Anforderungen nicht erfüllen und entsprechend nicht finanzamts-konform sind, sollten Einzelhändler schnellstens die bestehende Kasse überprüfen. Ein Gespräch mit dem Steuerberater ist ratsam, um das Kassensystem rechtssicher zu machen. Sollte die bestehende Kasse mit den Bestimmungen vereinbar sein, sollte möglichst schnell eine Anpassung über eine pos- oder gdpdu-fähige Software erfolgen. Schließlich besteht die Möglichkeit, dass es einige Zeit dauert, bis ein neues System im Betrieb etabliert werden kann. Da die Übergangsfrist aber bereits Ende des Jahres ausläuft, haben Einzelhändler keine Zeit mehr zu verlieren.

Kasse – Einzelhandel muss folgende Anforderungen erfüllen

Wie bei der GDPdU gilt auch für die neuen Regelungen GoBD eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem bzw. einer Software erstellt wurden. Innerhalb der Frist müssen alle steuerrelevanten Daten in der Software jederzeit verfügbar, maschinell auswertbar und unverzüglich lesbar aufbewahrt werden. Entsprechend stellt die oberste Prämisse einer Kassensoftware die Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und Auswertbarkeit von Daten nach der Konvertierung und Speicherung dar. Zudem muss eine Verfahrensdokumentation im Umgang mit elektronischen Belegen vorliegen, um Buchungsprozesse für den Betriebsprüfer nachvollziehbar zu machen.

Kasse Bondrucker Kassenlade - Wichtige Begleiter im EinzelhandelKasse Einzelhandel – Das sollten Sie unbedingt vor dem Kauf beachten!

Sie besitzen eine Kasse in Ihrem Einzelhandel Unternehmen, die noch nicht digitalisiert ist oder möchten Ihr Geschäft um eine oder mehrere mehrere Kassen erweitern? Dann sollten Sie bei Ihrem Kauf einer Kasse auf wesentliche Details achten, die Ihnen nicht nur die Arbeit erleichtern, sondern vor allem den gesetzlichen Bestimmungen gerecht werden. Ab 1. Januar 2017 wird eine Einzelaufzeichnung von Geschäftsvorgängen nicht mehr ausreichen, wie sie bisher nicht-digitalisierte Kassen liefern, um Steuerprüfungen standzuhalten. Mit Ablauf des 31. Dezember 2016 müssen Sie als Einzelhandel über eine digitale Kasse verfügen, die alle Buchungen einzeln speichert und dokumentiert. Darauf haben sich auch die Hersteller von sogenannten Electronic Cash Register Kassen sowie PC- und POS-Kassen eingestellt und bieten ein umfangreiches Sortiment.

Kasse Einzelhandel - das sollten Sie unbedingt beachtengWelches ist das richtige Kassensystem Einzelhandel?

In der Regel besitzt eine ECR-Kasse eine SD-Karte, auf der die Buchungen des Tagesgeschäfts übertragen werden. Bei vielen Modellen findet die Übertragung noch manuell statt. Hier ist es von Vorteile, wenn dieser Vorgang automatisiert passiert, sodass stets eine zuverlässige Speicherung mit Regelmäßigkeit geschieht und Sie keine Datenübertragungen vergessen oder beim manuellen Speichern auf der SD-Karte Daten überspringen.
Unterschieden wird hier zwischen einer Einzelhandel-Registrierkasse mit täglichen „Z“- Bon oder einer sogenannten Einzelhandel-Schubladenkasse mit Tagesbericht. Bei der Schubladenkasse fehlt die Registrierungserfassung und manuell müssen Sie den Tageskassenbericht erstellen. Dies wird zukünftig vom Finanzamt reklamiert, da eine zu hohe Chance besteht, Einzelhandel-Tagesabrechnungen manipulieren zu können. Mit einer Registrierkasse mit „Z“- Bon gehen Sie dem Problem aus dem Weg. Sie können am Ende eines jeden Geschäftstages mit dem Ausdruck beziehungsweise der Speicherung des Gesamtkassenstreifens den Tagesabschluss erstellen und kommen damit den Anforderungen des Finanzamtes nach, sofern erforderliche Daten wie Datum und Uhrzeit des Kassenausdrucks, Brutto-Tageseinnahmen getrennt eingeteilt in Steuersätzen sowie eine fortlaufende automatische Vorgangsnummerierung und Stornierungen sowie Löschdokumentationen des Tagesspeichers vorliegen. Auf diese Weise wird das Manipulationsrisiko auf ein Minimum gesenkt und Sie sind aus steuerlicher Sicht, optimal ausgestattet.

Kasse Einzelhandel - Flexibel muss das Kassensystem seinWichtige Überlegungen zum Kassenkauf

Vor jedem Kauf einer Kasse für den Einzelhandel sollten Sich sich auch überlegen, ob Ihre neue Kasse Texte drucken soll beziehungsweise muss. Erhalten Ihre Kunden in der Regel keinen Kassenbon oder ist ein Bon ausreichend, der keine Artikelbeschreibung besitzt, dann reicht eine nummerische Kasse für den Einzelhandel aus. Mit einer Kasse inklusive alphanumerischem Druck zählen allerdings zu den beliebteren Versionen im Einzelhandel, da Rückschlüsse nicht nur von Kunden erfolgen können, sondern auch Sie schneller einen Überblick durch den kopierten Dokumentations-Bon erhalten, der sich in Ihrem Kassensystem befindet. Insbesondere wenn Personen zu Ihren Kunden zählen, die einen Bon als steuerlich absetzbaren Beleg wünschen, erleichtert Ihnen der alphanumerische Druck einer Kasse im Einzelhandel den Vorgang, der ab einer Summe von 100 Euro zusätzlich den Namen des Kunden enthalten muss.

Kasse im Einzelhandel auf die Funktionen kommt es anBedenken Sie welche Funktionen sie für Ihre Filiale benötigen

Je nach Modell einer Kasse Einzelhandel stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Auswahl. Manche Kassen registrieren sortiert nach Warengruppen unter Ausschluss von Artikelnummern oder genauer Artikelbeschreibungen. Andere Kassen hingegen erlauben im Einzelhandel eine Registrierung nach Artikelnummern.
Schnittstellen für beispielsweise Barcodescanner, Waagen oder andere externe Geräte können Sie je nach Bedarf individuell zu Ihrer Kasse hinzuwählen. Weitere Funktionen sind in Zahlungsoptionen, wie Bargeld-, Scheck-, Geld- sowie Kreditkartenzahlungen zu finden und ein weiteres Kriterium bekleidet zudem die Größe der Kassenlade. Hier stehen Kassenmodelle für den Einzelhandel bereit, bei denen Sie mit acht Münzfächern für jeden Münzwert ein Fach zur Verfügung haben oder aber bei kleineren Kassenladen ein oder mehrere Münzfächer doppelt belegen müssen. Bei Letzterem ist das Risiko der falschen Wechselgeldherausgabe größer, als wenn Sie gleich eine Kasse für den Einzelhandel wählen, bei dem Sie nicht nach der gewünschten Geldmünze suchen müssen, sondern einfach nur hineinzugreifen haben.

Wichtige und Optionale Hardware für Kassensysteme

Mit einer Point of Sale Kasse erhalten Sie ein PC- beziehungsweise POS-Kassensystem für den Einzelhandel, das modular aufgebaut ist. Es besteht aus einer Zentraleinheit wie Rechner, Kassendrucker, Kassenschublade, Bedienanzeige beziehungsweise Bediener-Bildschirm wie zum Beispiel als Touchscreen und einer Eingabe-Tastatur. In der Regel ist ein Scanner integriert und betrieben wird eine PC- beziehungsweise POS-Kasse mit einem Betriebssystem sowie einer speziell für den Einzelhandel entwickelte Kassensoftware.
Diese Kassenart zählt zwar zu den teureren Ausführungen, doch überzeugen sie durch zahlreiche Vorteile. Sie können durch die Zentraleinheit ein gesamtes Netzwerk anlegen, in dem alle Daten aller Kassen-Arbeitsplätze einzeln, aber auch gesammelt abgerufen, dokumentiert und gespeichert werden können. Das erspart Ihnen bei der Nutzung mehrere Kassen viel Zeit aufgrund eines spürbar geringeren Arbeitsaufwand. Zudem können Sie je nach Kassensystem eine Verbindung mit Ihrer Warenwirtschaft herstellen, an die Ihre Kasse angebunden wird, und profitieren davon, dass Ihnen Ihre Lagerbestände stets präsent erscheinen sowie ihnen den Überblick für eventuelle Nachbestellungen bestimmter Waren erleichtert wird.

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Als Einzelhandel-Unternehmer sollten Sie Ihre aktuelle Kasse genau unter die Lupe nehmen, ob diese den zukünftigen Änderungen steuerlicher Bestimmungen gerecht wird und falls Sie eine Neuanschaffung planen, welches Kassensystem beziehungsweise welche Kasse Sie langfristig zufriedenstellen wird. wenn Sie eine Kasse für den Einzelhandel mit einer idealen Kassensoftware intelligent wählen, sparen Sie viel Aufwand und damit Zeit sowie Geld.

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