Inventur im Einzelhandel

3
Apr

Die Inventur – oft ein leidiges Thema im Einzelhandel

Inventuren sind oft unbeliebt, jedoch müssen Sie diese in Ihren Geschäften durchführen. Sehen Sie jedoch Ihre Inventuren als einen positiven Bestandteil Ihrer Arbeit und übertragen das auch auf Ihre Mitarbeiter, werden Ihre Inventuren einfach besser durchgeführt. Sie stellen Ihren Kunden dann mit einem gut gepflegten und korrekten Lagerbestand ein höheren Service durch Ihre Warenverfügbarkeit bereit. Außerdem haben Sie zu jeder Zeit einen Überblick über ihr Umlaufvermögen und können konkretere Aussagen treffen, welche Artikelbestände zu hoch sind oder nachgekauft werden müssen. Ihr Wareneinsatz ist eine der wichtigsten Stellschrauben, Ihre Kosten zu beeinflussen. Sie sollten zu jeder Zeit wissen, wie viel Prozent Ihres Umsatzes Sie wieder für den Wareneinkauf einsetzen.

Die Art der Inventur

Die Art der Inventuren hängt natürlich stark von der Art Ihres Unternehmens ab. In Geschäften mit einem kleinen Sortiment (unter 300 Artikel) empfehle ich neben der Jahresinventur (auch Stichtagesinventur) eine monatliche Inventur durchzuführen. In Unternehmen mit einem großen Sortiment (über 2000 Artikel) empfehle ich Ihnen die Stichprobeninventur, auch permanente Inventur genannt. Sie können sogar unter folgenden Voraussetzungen auf die jährliche Jahresinventur verzichten:

  • Sortiment umfasst mindestens 2000 Artikel
  • Einsatz einer Software zur Bestandskontrolle
  • 5 % des Bestandes decken mindestens 40 % des Lagerwertes ab

Allerdings müssen Sie sich dafür vor dem Start die Genehmigung ihres Finanzamtes einholen. Fragen Sie dazu am besten Ihren Steuerberater.

 

Wie wird die Inventur effektiv durchgeführt?

Zur Vorbereitung einer möglichst reibungslosen Inventur benötigen Sie eine Liste mit all den Artikeln Ihres Sortiments. In diese Liste tragen Sie die aktuellen Bestände der einzelnen Artikel ein. Wenn Sie keine noch keine Software zur Bestandskontrolle haben, tragen Sie mindestens einmal im Monat für jeden einzelnen Artikel die Zugänge (Einkauf) und Abgänge (Verkauf) ein. Somit erhalten immer den aktuellen Lagerbestand und können sehen, welches Kapital Sie in Ihrer Ware gebunden haben. Sie erkennen Tendenzen, wenn Sie die aktuellen Bestände und Werte mit den Vormonaten vergleichen. Diese Vergleiche bilden eine gute Grundlage zur Steuerung Ihres Einkaufs.

Wann sollte die Inventur durchgeführt werden?

Entscheiden für die o.g. Stichprobeninventur, können Sie diese sogar während des normalen Tagesgeschäftes durchführen. Besser ist natürlich, Sie führen die Inventuren jeden Tag kurz vor oder kurz nach den Öffnungszeiten durch. Beginnt die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zeitgleich mit der Ladenöffnung oder ist es nicht anders regelbar, legen Sie die Inventuren immer in die schwächer frequentierten Zeiten. Da jeder Artikel einmal im Jahr körperlich inventarisiert werden muss, sollten Sie alle Stichprobeninventuren auch körperlich durchführen. Das bedeutet, sie zählen jeden Tag bestimmte Artikel. Wählen Sie diese Artikel unter der im laufenden Geschäftsjahr noch nicht gezählten Ware zufällig aus. So wird der Sollbestand mit dem tatsächlichen ist Bestand des einzelnen Artikels abgeglichen. Größere Artikel sind leichter zu zählen und ergeben seltener deutliche Abweichungen zwischen dem Soll- und Istbestand bestimmt. Daher ist es sinnvoll, bewusst auch kleinere Artikel regelmäßig auf die Inventurliste zu setzen.
Obwohl einige Voraussetzungen für eine Stichprobeninventur von den Unternehmen zu erfüllen sind, sollten Sie prüfen, in welchem Verhältnis der Aufwand einer Stichprobeninventur zum Aufwand zu einer Jahresinventur steht und wann sich der Aufwand für eine Software oder einen externen Dienstleister amortisiert haben. Stichprobeninventur bringen den meisten Unternehmen erhebliche Kostensenkung.

Thomas Freier

Autor

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