Gastronomie

Kassensystem Gastronomie - Wählen Sie Ihre Branche aus und erfahren Sie mehr!

Ein modernes Kassensystem in der Gastronomie

Seit Beginn der 1990er Jahre wurden im Lauf der Zeit immer mehr Registrierkassen in der Gastronomie durch ein digitales Kassensystem ersetzt. Heutzutage haben Block und Stift bei der Aufnahme einer Bestellung fast ausgedient. Die Kellner notieren alles, was sie den Gästen bringen sollen, auf ein digitales Eingabegerät. Jedes Menü, jedes Essen und Getränk lässt sich dort spielend einfach mit dem dazugehörigen Preis hinzufügen. Ein modernes Kassensystem für die Gastronomie unterstützt den Service bei seiner Arbeit direkt am Gast. Tragbare Kassengeräte werden nicht nur von den Gästen staunend wahrgenommen, sondern sind leicht zu bedienen und ergänzen die zentrale Kasse an der Theke oder im Kassenbereich.

Kassensystem Gastronomie

Das richtige Kassensystem für jeden Bedarf

Für den Bedarf in der Gastronomie gibt es drei unterschiedliche Kategorien, in die sich das jeweilige Kassensystem einteilen lässt. Das sind zum einen die klassischen Registrierkassen, die unter Fachleuten als proprietäre Systeme bezeichnet werden. Sie bilden ein in sich geschlossenes Kassensystem, das auf einer speziellen Hardware basiert und einer perfekt darauf abgestimmten Software. In den meisten Fällen wird beides direkt von einem Hersteller gefertigt und angeboten. Das zweite Kassensystem für die Gastronomie bilden die PC-Kassen. Diese kamen in den 1990er Jahren auf und sind ebenfalls auf spezifische Komponenten in der Hardware und eine spezielle Software für diese Kassen angewiesen. Sie waren bereits wesentlich leistungsfähiger als die klassischen Registrierkassen, jedoch in den meisten Fällen sehr kostenintensiv, so dass sie nur von den Einrichtungen in der Gastronomie genutzt wurden, die den entsprechenden Umsatz machten. Die dritte Kategorie bildet das Kassensystem, das neben der Gastrokasse mobile Endgeräte wie Tablet, iPhone oder iPad nutzt. Dieses nutzt den Computer als Hardware, verfügt über eine offene Architektur und Kassen, die auf Apps basieren. Diese Art der Kassen ist nur mit relativ geringen Kosten behaftet und verfügt über umfangreiche Funktionen, so dass sie sich in jeder Art der Gastronomie gut einsetzen lässt.

Das Finanzamt will jederzeit prüfen können

Seit einigen Jahren werden die Anforderungen, die an ein Kassensystem in der Gastronomie gestellt werden, ständig größer. Sämtliche Belege für die Bargeschäfte müssen aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Mit der entsprechenden Prüfsoftware können Betriebsprüfer, Lohnsteuerprüfer, Steuerfahnder und Umsatzsteuer-Sonderprüfer die für sie relevanten Daten schnell und umfassend analysieren, um sie anschließend auszuwerten und zu prüfen. Besonders die Betriebe, die viel Bargeld umsetzen, wie beispielsweise in der Gastronomie, werden vermehrt geprüft, um auf diese Weise mögliche Manipulationen in der Buchhaltung aufzudecken. Am 14. November 2014 veröffentlichte das Bundesministerium für Finanzen in einem Schreiben die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz als GoBD bezeichnet. Diese ersetzten zum Jahresbeginn 2015 die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

GDPdU KONFORM AB 2016

Welche Daten muss das Kassensystem in der Gastronomie vorhalten?

Wird durch das Finanzamt eine Betriebsprüfung vorgenommen, müssen sämtliche steuerrelevanten Daten elektronisch für den Prüfer verfügbar gemacht werden. Das gilt für jedes Kassensystem in der Gastronomie, ob klassische Registrierkasse, traditionelle Gastrokasse oder ein Kassensystem mit iPads. Mit sämtlichen Kassen werden die Umsatzdaten erfasst, welche für die Steuer relevant sind. Diese müssen so bereitgestellt werden, dass sie vom Finanzamt elektronisch geprüft werden können. Außerdem muss sichergestellt sein, dass die steuerlich relevanten Daten unveränderbar und vollständig über zehn Jahre aufbewahrt werden.
Die für das Finanzamt relevanten Daten im Kassensystem der Gastronomie sind neben den Journaldaten (die einzelnen Bestellungen und Stornierungen unter Angabe von Gründen und die Abrechnung) auch die Auswertungsdaten der Berichte, die Änderungen der Stammdaten und die Programmierdaten. Basiert das Kassensystem in der Gastronomie auf einer konventionellen Kasse, lassen sich die Anforderungen des Finanzamtes in der Regel nicht erfüllen, da mit diesen die einzelnen Buchungen in Z-Bons zusammengefasst werden und sich nicht mehr einzeln auslesen lassen. Außerdem sind diese Kassensysteme oft nicht in der Lage, die Daten in digitaler Form zu speichern. Werden die Daten ausschließlich auf Bonrollen gedruckt und aufbewahrt, ist das nicht mehr zulässig.

Ein modernes Kassensystem ist für alles gerüstet

Auch in der Gastronomie bleibt die Zeit nicht stehen. Wer das passende Kassensystem für den entsprechenden Betrieb auswählt, muss zunächst die Anforderungen der jeweiligen Einrichtung beachten. An das Kassensystem eines kleinen Cafes werden andere Anforderungen gestellt, als an die Kasse eines Hauses, das an touristischer Hauptverkehrsstrecke liegt und über einen großen Außenbereich verfügt. Ebenso sind die Anforderungen des Finanzamtes an die Berichtspflicht in der Gastronomie zu beachten.

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