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Elektronische Registrierkasse

Die finanzamtkonforme elektronische Registrierkasse für Händler und Gastronomen

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Beim Kauf einer Registrierkasse müssen Sie zahlreiche Faktoren beachten und sich auf die Vorschriften berufen, die das Finanzamt an Kassensysteme und Ihre Kassenführung stellt. Der Gesetzgeber verpflichtet Sie nicht nur zum Einsatz von Registrierkassen, sondern gibt klare Normen vor, an denen sich Ihr Unternehmen orientieren und die es erfüllen muss. Da sich die Vorschriften jährlich ändern und von neuen Verpflichtungen Ihrerseits untermauert werden, sollten Sie eine neue elektronische Registrierkasse vorausschauend und mit der Kenntnis zu den finanzamtkonformen Auflagen für das Jahr 2017 bevorzugen.

Im Einzelhandel, am POS und in der Gastronomie nimmt die Registrierkasse eine wichtige Bedeutung ein und muss den gesetzlichen Richtlinien in der Kassenführung, Abrechnung, Nachvollziehbarkeit der Belegführung und digitalen Aufbewahrung von Belegen für den Fall einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt entsprechen. Finanzamtkonforme Registrierkassen sind gezielt als solche ausgewiesen und bieten Ihnen die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Herstellern, Marken und Ausführungen der Modelle zu wählen.

Elektronische Registrierkasse

Fiskalische Vorgaben für Kassensysteme

Die Vorschriften für Registrierkassen sind verpflichtend und eindeutig, gelten im Einzelhandel und in der Gastronomie, sowie in jeglichem Bereich des Vertriebs an Privatkunden. Händler mit einem lokalen Ladengeschäft sind dazu verpflichtet, die Kundenabrechnung über eine Registrierkasse vorzunehmen und bei der Modellwahl auf ein finanzamtkonformes Kassensystem zurückzugreifen. Was die elektronische Registrierkasse in 2016 und unverändert auch in 2017 können muss, ist für Unternehmen ganz klar aufgelistet und verpflichtet zum Kauf einer Registrierkasse, die eine entsprechende Kassenführung und Speicherung der digitalen Daten ermöglicht. Im GoBD, welches die früheren GDPdU und GoBS Vorschriften für den Einzelhandel aufhebt, werden die Funktionen zur Belegaufbewahrung bei Bargeschäften für Unternehmen verdeutlicht. Weiter beinhaltet die Regelung sämtliche Faktoren zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, sowie digitalen Unterlagen über die elektronische Registrierkasse und auch die Grundsätze zum Datenzugriff bei Betriebsprüfungen. Eine elektronische Registrierkasse ermöglicht die Kassenführung nach Vorschrift und listet alle Positionen so auf, wie es vom Finanzamt gefordert und in der Vorschrift im aktuellen Kalenderjahr und vorausschauend für 2017 der Fall ist.

Die fortlaufende Nummerierung der Belege gehört zu den Grundsätzen im stationäre Einzelhandel und ist ein wichtiger Bestandteil der Kassenführung, die über moderne und finanzamtkonforme Registrierkassen möglich ist. Fehlende oder mangelhafte elektronische Daten können im Fall einer Betriebsführung zu einer Umsatz- und Gewinnschätzung führen, die für ein Unternehmen erhebliche Nachteile bringt und in der Regel höher ausfällt als der tatsächliche Umsatz. Laut Stiftung Warentest und anderen relevanten Prüfstellen gibt es unterschiedliche Kassensysteme, die im Einzelhandel und in der Gastronomie tauglich sind und die Vorgaben vom Finanzamt für eine Registrierkasse erfüllen.

Elektronische Registrierkasse mit KORONA.pos Kassensoftware
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Sicherheitsrelevante Faktoren von Registrierkassen

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Seit 2015 muss jede elektronische Registrierkasse mit einem technischen Sicherheitssystem ausgestattet sein. Dabei steht das INSIKA Verfahren (INtegrierte SIcherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme) bundeseinheitlich im Vordergrund und erfüllt alle Auflagen, zu denen der Bund und die Länder, sowie das Finanzamt verpflichten. Eine neue elektronische Registrierkasse ist bereits mit einer entsprechenden Sicherheitslösung ausgestattet, während ältere Kassensysteme laut gültiger Vorschriften mit einer technischen Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden müssen. Die Anforderungen und Vorschriften für Bargeschäfte sind streng und müssen im Einzelhandel, wie in der Gastronomie und im anderweitigen POS Vertrieb eingehalten werden. Im Hinblick auf das Jahr 2017 herrscht derzeit Verunsicherung und kleinere Unternehmen wissen nicht, ob sie eine Registrierkasse nutzen oder mit ihrem bisherigen Kassensystem weiter arbeiten können. Bisher waren Kleinunternehmer wie Imbissbetreiber oder Lotto- und Toto Annahmestellen nicht verpflichtet, Bargeschäfte über eine elektronische Registrierkasse abzuwickeln. Steuerberater sind sich einig, das die Umstellung auf eine Registrierkasse zwar von Vorteil ist und Mehrarbeit in der Buchführung verhindert, den Unternehmer aber nicht anders als bisher verpflichtet.

Dennoch ist eine Registrierkasse in Gegenüberstellung zur offenen Ladenkasse besser, da sie den gesamten Modus der Abrechnung und Belegführung verkürzt und so zu mehr wirtschaftlicher Effizienz und Zeiteinsparung führt. Wenn ein Unternehmen Registrierkassen nutzt und sich auf elektronische Kassensysteme konzentriert, müssen diese finanzamtkonform sein und den aktuellen Grundlagen der Kassenführung entsprechen. Sollte die Ladenkasse noch offen geführt werden, kann das Finanzamt nicht verlangen, dass ein Unternehmen auf eine elektronische Registrierkasse umstellt und sich verpflichtet, ab 2017 ausschließlich im elektronischen System abzurechnen.

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Elektronische Kassensysteme schaffen Vorteile im Einzelhandel

Gerade bei kleinen Ladengeschäften wurde aufgrund der Gewohnheit und Kostenfaktoren oftmals auf eine Registrierkasse verzichtet. Dies kann auch in 2017 so bleiben, dennoch sollten Unternehmen prüfen, ob die elektronische Abrechnung über einen langen Zeitraum gesehen nicht günstiger ist als das bisher genutzte mechanische und sehr zeitaufwändige Verfahren. Die abendliche Abrechnung der Tageseinnahmen, sowie die Ermittlung der Umsätze mittels Zählung sind prädestiniert für menschliche Fehler, durch die die Glaubwürdigkeit einer steuerlichen Abrechnung gemindert wird. Anders verhält es sich, wenn die steuerliche Abrechnung anhand der Umsätze aus Registrierkassen erfolgt und daher mit Plausibilität untermauert ist. Es gibt keine neuen Vorschriften, nach denen ein Unternehmer verpflichtet ist, im Kleinbetrieb auf Registrierkassen umzurüsten und die offene Ladenkasse zu ersetzen.

Im mobilen Geschäft sind elektronische Kassensysteme generell von geringem Belang, da sie sich primär am festen POS bewähren und vorwiegend in Einzelhandelsgeschäften, in der Hotellerie und in gastronomischen Betrieben zum Einsatz kommen. Weniger Arbeit mit rechnerischen Aufgaben hat man im Einzelhandel, wenn man sich für eine elektronische Registrierkasse entscheidet und die Zeit für eine tägliche manuelle Abrechnung einspart. Auch wenn das Finanzamt Kleinbetriebe nicht verpflichtet, kann eine Umrüstung in 2017 Vorteile erbringen.

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