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Elektronische Kasse

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Die elektronische Kasse: Für Gastronomie und Einzelhandel unverzichtbar

In einer früheren Registrierkasse wurde in erster Linie das Bargeld sicher aufbewahrt und das Zählen der einzelnen Scheine und Münzen war leicht. Doch moderne elektronische Kassensysteme können längst mehr: Sie registrieren nicht nur den zu zahlenden Betrag, sondern übernehmen auch Aufgaben in der Warenwirtschaft. Je nachdem, in welcher Branche die elektronische Kasse eingesetzt wird, unterscheiden sich die Anforderungen, die an diese gestellt werden: Für die Gastronomie muss das elektronische Kassensystem mit seiner Software andere Funktionen erfüllen, als im Einzelhandel. Dazu kommen die gesetzlichen Anforderungen, welche die elektronischen Kassensysteme erfüllen müssen.

Wie unterscheidet sich eine Registrierkasse von der anderen?

Jede Registrierkasse enthält in der Regel eine integrierte Schublade für Bargeld. Sie erlauben beispielsweise in der Gastronomie der Bedienung, die Bestellungen der Gäste nach den vorher festgelegten Warengruppen einzutippen. Auch die Warengruppen im Einzelhandel lassen sich festlegen und entsprechend eintippen. Die Software der Kassen erlaubt es, statistische Erhebungen zu dem Verkauf von einzelnen Produktgruppen, ebenso für einzelne Produkte, in bestimmten Zeiträumen zu erfassen. Für die Kunden wird an der Kasse der Beleg ausgedruckt, mit denen diese ihren Kauf nachvollziehen können, Diese Belege sind mit sämtlichen notwendigen gesetzlichen Angaben versehen, so dass sie auch vom Finanzamt als gültige Belege anerkannt werden. Elektronische Kassensysteme verwenden Touchscreens, die in der Bedienung wesentlich flexibler sind. Bei diesen müssen die Preise nicht mehr einzeln in die elektronische Registrierkasse eingegeben werden. Wird der Barcode der Produkte mit einem speziellen Lesegerät erfasst, kann die elektronische Kasse sämtliche Produkte automatisch lesen und diese nach den gewünschten Kriterien und Warengruppen registrieren. Somit sind Fehler in der Abrechnung fast völlig ausgeschlossen. Ein modernes Kassensystem erleichtert die Arbeit im Einzelhandel und in der Gastronomie wesentlich: Die Buchhaltung, die Warenwirtschaft und der Vertrieb sind durch die Software der Kassen miteinander verbunden. So besteht immer ein genauer Überblick über die gesamte geschäftliche Situation und sämtliche gesetzlichen Vorgaben werden erfüllt. Das Kassensystem erteilt dem Vertrieb genaue Auskünfte über die Produkte, die von den Kunden gekauft werden. Die Buchhaltung kann gewissermaßen auf Knopfdruck eine Auswertung für die Geschäftsleitung herstellen. Außerdem ist der Einkauf immer über den exakten Warenbestand informiert, so dass rechtzeitig vor einem Abverkauf neue Waren bestellt werden können.

Die gesetzlichen Verpflichtungen beim Einsatz elektronischer Kassensysteme

Für die ordnungsgemäße Buchführung muss eine Registrierkasse ganz bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen: Sie muss im Einzelhandel und in der Gastronomie sämtliche Geschäftsvorfälle vollständig und richtig erfassen und diese ebenso speichern. Das elektronische Kassensystem muss garantieren, dass die Eingaben nachträglich nicht mehr geändert werden kann. Grundsätzlich gilt: Sowohl jede Einnahme, aber auch jede Ausgabe muss von den Kassen einzeln registriert und aufgezeichnet werden. Beim Barverkauf der Produkte geschieht diese Aufzeichnung mit der Registrierkasse oder mit elektronischen Kassen. Wird im Einzelhandel eine elektronische Kasse für die Aufzeichnungen genutzt, müssen sämtliche Einzeldaten während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu jeder Zeit verfügbar, dazu unverzüglich lesbar und für das Finanzamt maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

Zehn Jahre Aufbewahrungsfrist

Die gesetzliche Vorgabe für die Belege sind zehn Jahre. Diese betreffen sämtliche einzelnen Daten für jede elektronische Kasse. Das betrifft die Betriebsanleitung ebenso, wie sämtliche Dokumente zur Software, Programmierung und auch zur Umprogrammierung der Kassensysteme. Auch die Abrufe der einzelnen Programme nach einer Änderung, die Protokolle über die Einrichtung der einzelnen Trainings-, Kellner- und Verkäuferspeicher müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Für das Finanzamt müssen sämtliche Daten der Kassen maschinell verwertbar vorgehalten und auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden. Das kann entweder auf einer DVD, einer CD oder einem USB-Stick erfolgen. Jedes Unternehmen, das eine elektronische Kasse verwendet, muss selbst für sämtliche Einzeldaten und Informationen sorgen. Diese dürfen nicht einfach im Kassensystem vorhanden sein, sondern müssen herausgeholt und in einem lesbaren Format dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden. Falls das elektronische Kassensystem einen zu kleinen Speicher für sämtliche Daten der vergangenen zehn Jahre hat, muss dieser mit einer Erweiterung versehen werden. Ist das nicht möglich, müssen die Daten extern gespeichert werden. Der Unternehmer im Einzelhandel muss selbst nachweisen, dass alle Daten, die seine Kassensysteme speichern und verarbeiten, nicht manipuliert werden können. Sie müssen unveränderbar und für das Finanzamt jederzeit lesbar gespeichert sein. Ist das Unternehmen dazu nicht selbst in der Lage, kann es diesen Dienst bei einem entsprechenden Dienstleister einkaufen.

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Elektronische Kassen erlauben einfache Bedienung

Moderne Kassensysteme lassen sich sicher und schnell bedienen. Neben der schnellen und einfachen Bezahlung verwaltet eine elektronische Registrierkasse mit ihrer eingebauten Software sämtliche Vorgänge: Preisgestaltung, Erstattungen, Optimierung, Zeiterfassung und viele andere Vorgänge können automatisiert ablaufen. In der Gastronomie übernehmen diese das Tischmanagement, registrieren Reservierungen und vieles andere. Damit wird das Personal spürbar entlastet. Die Kassen erfassen die Lagerbestände und erleichtern die Arbeit im Back-Office. Für jeden Betrieb lassen sich die Kassen mit der entsprechenden Software ausstatten, die Produkte erfassen und alle Vorgänge analysieren. Die Berichte sind je nach Anforderungen des Unternehmens einfach programmierbar und erfüllen die gesetzlichen Vorgaben. Die einfachen Arbeitsabläufe erleichtern das Handling, außerdem benötigt eine elektronische Kasse nur wenig Platz, der damit effizient und anderweitig genutzt werden kann. Die Buchführung ist mit einer elektronischen Kasse einfach und effizient, ebenso wie die Abrechnungen mit dem Finanzamt. Sind die Kassensysteme mit den anderen Bereichen des Unternehmens elektronisch verknüpft, sind sie ein hilfreiches Instrument für die Buchhaltung und andere Bereiche.

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